Cum se intocmesc si se corecteaza documentele financiar-contabile

Intocmirea si utilizarea documentelor financiar-contabile sunt reglementate de Ordinul ministrului Economiei si Finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 870/23.12.2008.

Potrivit acestui act normativ, societatile comerciale, societatile sau companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice consemneaza operatiunile economico-financiare, in momentul efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in contabilitate (jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz). Aceeasi prevedere este valabila si pentru institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial, precum si pentru persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri, subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate sau in Romania.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate dobandesc calitatea de document justificativ in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale in vigoare, si anume:

• denumirea documentului justificativ;
• denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;
• numarul documentului si data intocmirii acestuia;
• mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
• continutul operatiunii economico-financiare;
• temeiul legal al efectuarii operatiunii economico-financiare, atunci cand este necesar;
• datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
• numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;
• alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Mai mult, in cuprinsul oricarui document emis de catre o societate comerciala trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia din domeniu, respectiv forma juridica, codul unic de inregistrare si capitalul social.

Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderouri de achizitii, pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective.

Documentele contabile care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in documentele justificative (jurnale, fise),  trebuie sa cuprinda:

• felul, numarul si data documentului justificativ;
• sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;
• conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;
• semnaturile pentru intocmire si verificare, dupa caz.

Actul normativ citat mai stabileste ca inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.

Atentie! Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.

Cum se corecteaza documentele justificative

Ordinul ministrului Economiei si Finantelor nr. 3.512/2008 prevede ca in documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi, modificari, lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.

Conform reglementarilor, erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.

Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

Totusi, exista anumite documente justificative pentru care nu se admit corecturi, chiar daca sunt intocmite gresite. Este vorba despre acele documente pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori alte documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii. In caz de erori, aceste documente se anuleaza si raman in carnetul respectiv.

Trebuie sa mai stiti ca, la corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe, este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului.

In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora, mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a unitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea unitatii.

Daca prelucrarea documentelor justificative se face de catre un tert (persoana fizica sau juridica), in relatiile dintre terti si unitatile beneficiare, pentru efectuarea corespunzatoare a inregistrarilor in contabilitate trebuie sa se respecte urmatoarele reguli:

• documentele justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre unitatile beneficiare, acestea raspunzand de realitatea datelor inscrise in documentele respective;
• documentele contabile, intocmite de terti pe baza documentelor justificative, trebuie predate unitatilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conventiile civile incheiate, tertii raspunzand de corectitudinea prelucrarii datelor.

Insa, daca prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoana fizica sau juridica autorizata potrivit Ordonantei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activitatii de expertiza contabila si a contabililor autorizati, unitatile beneficiare trebuie sa efectueze verificarea documentelor contabile obtinute de la terti, in sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectarii corespondentei conturilor si exactitatii sumelor inregistrate.

Inregistrare documentelor justificative in evidenta contabila

Inregistrarile in contabilitatea sintetica si analitica se fac, manual sau utilizand sistemele informatice de prelucrare automata a datelor, pe baza de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator in care sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut se refera la operatiuni de aceeasi natura si perioada.

Inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in unitate, si sistematic, in conturi sintetice si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in contabilitate.

In ceea ce priveste operatiunile contabile pentru care nu se intocmesc documente justificative, trebuie sa stiti ca acestea se inregistreaza in contabilitate pe baza notelor de contabilitate care au la baza note justificative sau note de calcul.

In cazul stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiunii, iar in nota de contabilitate de stornare se mentioneaza documentul, data si numarul de ordine ale operatiunii care face obiectul stornarii.

Corectarea inregistrarilor facute in contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate intocmite in acest scop.