modele fisa postului

Deoarece am constatat că există prea multe confuzii şi necunoscute în organizarea documentară de personal extinsă nepermis, la multe organizaţii care abia au auzit de sistemul de calitate ISO imi permit
( doar pentru cei care nu cunosc subiectul şi doresc un prim contact informativ ) să fac următoarele precizări:


1. Organigrama conţine posturile şi relationările dintre ele.

2. Fişa postului conţine:

2.1 Scopul postului
2.2 Cerinţe generale legale şi de piaţă
2.3 Poziţia în organigramă
2.4Limite de competenţe în organizaţie
2.5 Responsabilităţi personale în organizaţie

Exemplu concret:

Organigramă Club rev. 3: Decizie AGA Nr.xxxx din xx.xx.xxxx
Post: Administrator Bază Sportivă conform COR nr. xxxxxx
Plajă de salarizare : nivel bază : xxx lei, nivel maxim : xxxx lei
Titular post: Xxxxxx Xxxxx conform deciziei Preşedinte nr. xxxxx din xx.xx.xxxx
Salar lunar de încadrare: xxx lei

1. Scopul postului:

1.1 Administrarea şi coordonarea activităţilor personalului auxiliar al bazei sportive.
1.2 Achiziţii materiale curente, întocmirea documentelor necesare, decontări şi reprezentare în faţa organelor de control intern şi externe asupra activităţii bazei bazei sportive.
1.3 Organizarea perfecţionării continue.
1.4 Contact permanent cu organizaţii şi organisme interne şi internaţionale.

2. Cerinţele postului ( legale şi de piaţă ):

2.1 Studii minime : medii
2.2 Calificare cu diplomă oficială: nu este cazul
2.3 Specializări şi perfecţionări suplimentare: nu este cazul
2.4 Experienţă lucrativă anterioară minimă: 2 ani întro funcţie similară

3. Poziţionarea în organigramă ( organizaţiei ):

3.1 Subordonare: Director bază sportivă.
3.2 Subordonaţi : Secretară, Gestionar şi casier, Paznic bază şi competiţii sportive,
responsabil cu servicii de amenajări, reparaţii şi curăţenie.
3.3 Colaboratori: Responsabil logistică, contabil bază sportivă, auditor administrativ

4. Competenţe specifice ( în organizaţie ):

4.1 Generale :
• Comunicarea interactivă în cadrul bazei sportive şi cu coordonatorii de antrenament şi
programe sportive în bază şi în deplasare.
• Preluarea dispoziţiilor conducerii, planificarea, distribuţia, explicarea, urmărirea
totalităţii şi calităţii îndeplinirii sarcinilor subordonaţilor
• Corectarea documentară şi practică a aplicarii procedurilor de execuţie şi de control
al calităţii serviciilor în urma sesizărilor auditorului bazei sportive.
• Reprezentarea în faţa organelor de avizare şi control asupra Normelor de sănătate şi
securitate în muncă conforme cu Legea 319/2006 , PSI conforme HG 1425/2006 şi
organizarea şi verificarea procedurilor de urgenţă şi de evacuare în baza sportivă.

4.2 Specifice :
• Reprezentant al asociaţiei în contactul permanent cu AJF, CJEFS, FRF, MTS şi alte organisme pentru asigurarea funcţionării în legalitate a asociaţiei;
• Organizator al cursurilor şi intâlnirilor în scopul perfecţionarii continue a cunoştinţelor de specialitate în domeniu fotbal şi a legislaţiei în vigoare şi al implicarii angajaţilor şi membrilor clubului în aceaste activităţi ;

5. Responsabilităţi ( în organizaţie ):

5.1 Responsabilităţi fundamentale:
• Apără interesele generale ale municipiului şi specifice ale asociatiei sportive
• Păstrază confidenţialitatea şi discreţia conform anexei la contract CIM
• Rezolvă toate problemele de ordin administrativ ale bazei sportive.

5.2 Responsabilităţi în comunicarea informaţiilor despre sarcini atribuite şi / sau
autoasumate în privinţa oportunităţilor şi / sau problemelor apărute cu privire la
evenimente programate sau neprevăzute:
• Comunicare permanentă cu tehnica adecvată (discuţii în grup subordonat , telefon, email, contact direct cu colaboratorii sau alţi membrii ai clubului, raport scris, etc.) .
• Comunicarea concisă , clară, cu terminologie adecvată ( decentă ) şi adaptată situaţiei şi raportului în care se află cu interlocutorul.

5.3 Responsabilităţi organizatorice şi de coordonare:

• Planifică şi monitorizează activităţile bazei sportive pentru buna desfăşoare a îndeplinirii reglementărilor statutului asociaţiei cu respectarea legislaţiei în vigoare, a regulamentelor FRF, AJF şi interne strict în ordinea enumerată.
• Identifică, selectează, sintetizează, analizează, utilizează şi popularizează sursele corecte de informaţie şi conţinutul lor prin mijloace verbale directe şi expunere la panoul special amenajat în acest scop.
• Iniţiază, concepe şi supraveghează implementarea tuturor evidenţelor pe calculator, gestionarea corespondenţei electronice, convocări pe subiecte concrete.
• Urmăreşte şi participă la întocmirea, redactarea , semnarea , înregistrarea, circulaţia şi arhivarea documentelor.
• Stabileşte atribuţii concrete şi programul de lucru al subordonaţilor concepute şi consemnate personal în fişele postului aprobate de Consiliu Director.
• Monitorizează respectarea atribuţiilor, reglementărilor interne şi programului de lucru şi propune măsuri de îmbunătăţire sau recompense suplimentare sau sancţionare, întocmeşte pontaje pentru subordonaţi
• Stabileşte norme şi reglementări interne privind administrarea clubului.
• Asigură funcţionarea tuturor utilităţilor şi curăţenia în vestiare şi stadion;
• Organizează şi supraveghează accesul, paza, activităţile oamenilor de ordine, prezenţa salvării şi a medicului etc. la jocurile de acasă;
• Propune soluţii şi participă direct şi nemijlocit la activitatea organizatorului de competiţie pe probleme de aprovizionare şi plăţi.
• Se preocupă de întocmirea documentaţiei, avizarea ei de către organele competente, instuirea generală şi periodică a personalului, respectarea Normelor de sănătate şi securitate în muncă conforme cu Legea 319/2006 şi HG 1425/2006 şi PSI în desfăşurarea tuturor activităţilor în baza sportivă în conformitate cu politica asociatiei.
• Întreţine, păstrează, cunoaşte şi cere utilizarea corectă a echipamentului şi instrumentarului de protecţie din dotare, în conformitate instructiunile de folosire, cu reglementările legale şi procedura locală pentru desfăşurarea lucrului în condiţii de securitate.
• Participa împreună cu subordonaţii la instructajul de protecţie a muncii şi îşi însuşeşte corect şi respectă prevederile în vigoare, inclusiv măsurile de prim ajutor în caz de accident.
• Implementează acolo unde este necesar simboluri / semne de protecţie şi cere respectarea lor conform instrucţiunilor.
• În caz de urgenţă , acorda primul ajutor în conformitate cu proceduri specifice activităţilor sportive şi lucrative ale clubului, semnalează incidentul sau accidentul şi contactează sau cere imediat personalului şi serviciilor aplicarea
corectă a măsurilor de urgenta ( sau evacuare )

5.4 Responsabilităţi materiale şi băneşti:

• Urmăreşte încadrarea în normele materiale de consum şi în bugetul stabilit de Consiliul director
• Coordonează şi verifică activitatea de aprovizionare cu materiale şi consumabile, de magazie şi gestionarea alimentelor şi bunurilor bazei;
• Întocmeşte şi dă curs referatelor pentru întreţinerea şi reparaţii în bază.
• Urmărăreşte îndeplinirea condiţiilor financiare a contractelor de utilităţi şi servicii terţi.
• Semnază documentele întocmite în limita de competenţă şi confirmă sau refuză facturile pentru plăţi.
• Participă şi susţine în faţa organelor de control documentele întocmite sau verificate ce intră sub incidenţă personală;
• Întocmeşte şi semnează pontajele pentru subordonaţi şi le predă la timp contabilului.
• Rezolvă orice altă problemă de natură organizatorică, materială şi bănescă, apărută ulterior sau accidental până la clarificarea persoanei în competenţa careia v-a fi distribuită.

5.5 Alte responsabilităţi pe domeniu de activitate:

• Sesizează oral sau în scris preşedintele asociaţiei asupra oricărei nereguli constatate de orice natură ar fi, care îi produce probleme suplimentare în exercitarea atribuţiilor personale;
• Participă ( atunci când este convocat ) la şedinţele Consiliului Director şi Adunarea Generală,
• Prezintă rapoarte periodice şi exprese la solicitarea preşedintelui ori de câte ori este caz.

Preşedinte Club Salariat


Sursa : Fişa postului Administrator bază sportivă Ediţia 1 Rev. 0 de concepţie structurală proprie, conformă standarde UE publicată pe site avocatnet cu acordul beneficiarului.

3. Standardul ocupaţional conţine:

3.1Descrierea în detaliu a activităţilor personale a deţinătorului postului pentru obţinerea produsului sau prestării serviciului.
3.2 Criterii de realizare la standardul de calitate cerut de piaţă.
3.3 Modalitate, criterii, durata şi intervalul de evaluare a lucrătorului.

4. Profilul ocupaţional conţine:

4.1 Cunoştiinţe specifice necesare exercitării ocupaţiei.
4.2 Aptitudini / atitudini personale care face lucrătorul eficient şi eficace.

5. Fişa de condiţii obligatorii a stării de sănătate conţine:

5.1 Criterii şi plaje de de admitere.
5.2 Intervalul între două examinări.

6.Fişa de pericole şi riscuri generale şi specifice în exercitarea ocupaţiei. de care angajatul are cunoştiinţă aprioric semnării CIM.

Exemplu fisa post

S.C._________ SRL
Exemplar.nr.____________
APROB,
ADMINISTRATOR

FISA POSTULUI


1.NUMELE SI PRENUMELE_______________________________
2.POSTUL: contabil
3.CERINTELE POSTULUI
a)studii__________________

4.RELATII
a)ierarhice:subordonat direct administratorului
b)de colaborare cu membrii echipei

5.ATRIBUTII PE LINIA PROCESULUI DE MUNCA
1. Efectueaza operatiunile bancare (plati furnizori, ordine de plata etc) si intocmeste setul de documente pentru platile electronice, licitatii si ridicarile de numerar
2. Inscrie in registre operatiunile efectuate (ordine de plata, remiteri bancare, emitere facturi, evidenta incasari);
3. Verifica incasarile, provenienta si distribuirea acestora;
4. Tine legatura cu bancile, clientii si furnizorii interni, in ceea ce priveste atributiile ce-i revin;
5. Preia si verifica seturile de documente din departamentele comerciale, intocmeste deconturile estimative si deconturile pentru deplasarile externe;
6. Intocmeste, contabilizeaza si verifica lunar facturile fiscale emise;
7. Intocmeste lunar declaratiile de impozite, taxe si contributii aferente salariilor;
8. Introduce si verifica in programul de contabilitate inregistrarile documentelor efectuate de catre alte posturi;
8. Intocmeste componente ale soldurilor conturilor si efectueaza reglari pe baza acestora;
9. Supravegheaza intocmirea facturilor de decontare pentru plati in numele clientului;
10. Intocmeste zilnic situatia soldului bancar si a disponibilului propriu al firmei, a cursului valutar;
11. . Indosariaza documentele cu care lucreaza si supervizeaza arhivarea lor;
12. Colaboreaza la tinerea corecta si la zi a evidentei financiare si contabile, precum si la salvarea datelor informatice;
13. Duce la indeplinire sarcinile stabilite pe cale ierarhica
COMPETENTA POSTULUI SI LIMITELE DE ACTIUNE:
a) Raspunde de realizarea calitativa si in termen a lucrarilor;
b) Raspunde de respectarea legalitatii;
c) Raspunde de respectarea normelor legale privind secretul si confidentialitatea datelor si informatiilor;
d) Raspunde de exactitatea datelor furnizate
e) Responsabilitatea realizarii sarcinilor de serviciu este data de atributiile de serviciu cuprinse in fisa postului


6.ATRIBUTII SI RASPUNDERI IN DOMENIUL SECURITATII MUNCII
a. sa isi desfasoare activitatea in conformitate cu pregatirea si instruirea sa precum si cu instructiunile primite din partea angajatorului;
b. sa nu expuna la pericol de accidentare propria persoana cat si alte persoane participante la procesul muncii
c. sa dea primul ajutor in cazul unui accident usor
d. sa utilizeze corect echipamentul de munca

e. raspundere pentru neaducerea la cunostinta angajatorului accidentele suferite de propria persoana


f. sa se asigure ca mediul de munca este si conditiile de lucru sunt sigure si fara riscuri pentru securitate si sanatate ,in domeniul sau de activitate

g. sa nu desigileze si sa desfaca ambalajele


Incalcarea dispozitilor legale referitoare la securitatea muncii atrage dupa sine raspunderea disciplinara, administrativa ,materiala civila sau penala potrivit legii




Luat la cunostinta___________________________________________