Cheltuieli de justitite nejustificate la plata intretinerii

Buna ziua,
Am si eu o problema si nu stiu cum sa o rezolv. r fi foarte lunga povestea insa am sa incerc sa o scurtez.
Mama este retantiera la intretinere, e adevarat de o perioada de timp. Am facut rost de bani si as vrea sa achit, insa in lunile ianuarie; februarie si martie i s-au pus la lista de plata cate 500 de lei (pe fiecare luna in parte) pentru cheltuieli de judecata. Marea problema este ca nu a fost data in judecata ( nu a primit niciun document in aceasta privinta). Din pacate nu mi-a trecut prin cap sa fac poze la liste in fiecare luna 9(am pozat doar ultima luna) , iar acum administratorul vrea sa imi incaseze restanta cu cei 1500 de lei inclusi (ii considera restanta). Nu a vrut sa ne dea copii dupa listele afisate pe perioada restantei(cererea a fost facuta verbal, acum am trimis o cerere scrisa prin posta cu confirmare de primire catre presedinte). In schimb ne-a dat ca un fel de fisa a apartamentului din ianuarie 2009 pana in prezent. In aprilie ac, mama a fost plecata din Bucuresti, iar la intoarcere, administratorul era jos si lua lista de plata pe luna ianuarie iar cand mama l-a rugat sa i-o arate a rupt-o si i-a dat o bucatica cu nr apart. mamei insa incompleta si mototolita. Ceea ce este scris in acea fisa pe care ne-a inmanat-o admnistratorul nu corespunde sub nici-o forma cu ceea ce este pe lista de intretinere.
Vreau sa achit fix intretinerea si penalizarile aplicate, insa nu vreau sa ii dau cei 1500 de lei pe care nu au cum sa ii justifice.
Mai grav este ca acum cca o luna a fost sedinta si adunare generala etc... in care s-a decis schimbarea presedintelui si a administratorului. A fost ales un nou presedinte, iar ca administrator au solicitat diverse oferte care probabil vor supuse unei analiza. In fine, mai grav este ca noul presedinte ales se lupta de 3 saptamani cu ei ca nu vor sa predea documentele, nu ii dau acces la documente, etc..... In momnetul in care noul presedinte i-a intrebat despre presupusa actiune in instantei a mamei mele, au dat din umeri si au spus ca au dat bani avocatei care numai raspunde la telefon, si ca nu au niciun document incheiat intre ei si avocata.
Cum pot sa platesc intretinerea restanta fara cei 1500, nu vrea sa imi incaseze asa. As cere o expertiza contabila dar e destul de scump si singura nu imi permit.
Ma gandeam sa ii trimit prin mandat postal, iar inainte sa le fac o notificare unde sa le spun ca voi achita sume de reprezentand restanta intretinere pe perioada iar diferenta o voi achita in momentul in care imi vor justifica suma. Ar fi ok?
Credeti-ma ca nu stiu cum sa fac mai ales ca si Administratorul si Presedintele nu sunt oameni cu care poti discuta..........
Multumesc anticipat si scuzele de rigoare pentru eventualele greseli!