CONTRACT PRESTARI SERVICII (cazare cetateni straini)

Buna seara. Va rog sa ma ajutati la urmatoarea problema: lucrez la o companie care are 2 actionari cetateni straini. Noi lucram doar pentru un singur client (avem si contract cu acesta), iar din cand in cand, diverse persoane de la compania-client vin in Romania pentru diverse probleme. Facturile de cazare la hotel sunt emise catre compania noastra, achitate de noi, dar se specifica numele oaspetilor (care sunt straini). Pentru ca aceasta cheltuiala cu cazarea sa fie deductibila, am nevoie de un contract cu societatea ai carei reprezentanti sosesc in Romania si sunt cazati pe cheltuiala noastra? daca da, in acest contract trebuie mentionat in mod expres faptul ca reprezentanti ai companiei vor veni in Romania iar noi vom suporta cheltuielile de cazare? Asa cum am mai spus, noi avem deja contract cu acest client (contract de livrare marfa).
Va multumesc anticipat pentru ajutor.
o seara placuta!