Factura pro forma - cand se intocmeste si ce statut are in contabilitate

Potrivit Ramonei Sandu (foto stanga), Accounting Manager la compania Accace (www.accace.com), in practica, factura pro forma reprezinta o copie a facturii fiscale, transmisa in avans. Ea contine aceleasi elemente ca factura fiscala: denumirea, datele de indentificare si de plata ale vanzatorului si alte cumparatorului, data, denumirea bunurilor si serviciilor livrate/ prestate, data scadenta, cantitatea, valoarea. Citeste ce a scris AvocatNet.ro despre cum se intocmeste corect o factura fiscala si despre cum se numeroteaza documentul.

" Denumirea de <<Factura pro forma>> se impune pentru a nu fi confundata cu factura finala", arata specialistul Accace.

De asemenea, trebuie precizat ca termenul de emitere al facturii fiscale nu are legatura cu proforma.

"Regulile privind emiterea facturii fiscale sunt prevazute in Codul Fiscal si nu au legatura cu data emiterii facturii pro forma", subliniaza managerul Accace, care arata ca termenele de emitere a facturii fiscale sunt:

• cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care se livreaza bunurile si/sau se presteaza serviciile, cu exceptia cazului in care factura nu a fost emisa anterior. Se poate realiza livrarea bunurilor inainte de emitere, dar numai in baza avizelor de expeditie si proceselor verbale de predare. Prestarea serviciilor, in functie de natura acestora, se poate justifica cu avize, situatii de lucrari etc.
• pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, factura se emite cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care s-au incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.

Ramona Sandu a mai explicat pentru AvocatNet.ro ca factura pro forma in sine nu genereaza obligatii de plata pentru cumparator.


"Obligatiile de plata si/sau eventualele penalitati datorate depasirii scadentelor sunt datorate si calculate conform contractului incheiat intre parti. Astfel, daca factura pro forma contine elemente care nu sunt mentionate in contract sau in actele aditionale ale acestuia, cumparatorul nu are obligatii suplimentare fata de vanzator", a punctat expertul.

Factura pro forma in contabilitate

Trebuie sa stiti ca factura pro forma nu reprezinta un document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Totusi, ea poate furniza informatii utile profesionistului contabil in vederea realizarii estimarilor sau planificarii cash flow-ului, dupa cum a mai explicat specialistul Accace, care a adaugat ca profesionistii contabili pot folosi informatii din facturile pro forma referitoare la valoarea anumitor servicii prestate pentru care nu s-a emis/primit inca factura fiscala .

"Trebuie, insa, mentionat ca notele contabile vor avea la baza situatiile de lucrari, procesele verbale sau alte documente care atesta prestarea respectivelor servicii, si nu doar proforma primita", subliniaza Ramona Sandu.

Aceasta a mai explicat ca informatiile referitoare la valoare din cadrul unei facturi pro forma se pot folosi si pentru crearea si inregistrarea in contabilitate a Notelor de receptie pentru bunurilor primite in gestiune doar in baza Avizului de expeditie cantitativ .

>>Emite factura pro forma online

Cand poate fi folosita factura proforma

Managerul Accace a enumerat, la cererea AvocatNet.ro, toate etapele din procesul de vanzare in care poate fi emisa factura pro forma de catre vanzator sau potentialul vanzator.

Prezentarea produselor sau serviciilor

Astfel, potrivit Ramonei Sandu, unii agenti economici transmit factura pro forma ca o invitatie de cumparare, impreuna cu un produs demo sau un produs care poate fi utilizat o perioada limitata.

Daca potentialul cumparator decide achizitia respectivului produs, poate achita factura pro forma. Dupa achitarea acesteia primeste factura fiscala si/sau contractul, dupa caz.

Asa cum precizam si mai sus, potentialul cumparator nu are nicio obligatie fata de vanzator doar in baza proformei primite.

De asemenea, exista si societati care decid folosirea proformelor ca instiintari de plata in avans pentru clientii carora le vand bunuri/servicii, dar cu care nu au inca semnat un contract de colaborare si de la care doresc sa incaseze in avans valoarea produselor/ serviciilor.

"Factura pro forma se transmite pentru a comunica detaliile produselor, pretul, precum si detaliile necesare achitarii contravalorii acestora", mai subliniaza expertul Accace.

Pe parcursul derularii unei colaborari

Facturile proforme pot fi folosite de catre anumiti vanzatori, in functie de procedurile interne, si pe parcursul derularii colaborarii cu unii parteneri.

Spre exemplu, arata specialistul Accce, "in cazul contractelor de prestari servicii tip abonament sau cu plata in mai multe transe se foloseste factura pro forma pentru un mai bun control al cash flow-ului. Vanzatorii emit factura pro forma ca o instiintare de plata cu data scadenta prevazuta in contract, evitand in acest mod emiterea unor facturi fiscale, colectarea TVA–ului sau continuarea serviciilor pentru clientii rau platnici, precum si eventualele costuri aditionale cu recuperarea respectivelor creante, daca este cazul."

De asemenea, potrivit Ramonei Sandu, pe parcursul derularii contractelor de prestari servicii (consultanta, management, mentenanta), facturile pro forma pot fi transmise impreuna cu documentul utilizat pentru descrierea serviciilor (situatie de lucrari, deviz de reparatii etc), in vederea acceptarii acestora de catre cumparator si pentru efectuarea platii.

Alte scopuri pentru care se pot emite sau folosi facturi pro forma

Managerul Accace a explicat ca facturile pro forma pot fi utilizate si:

• pentru ca importatorul sa poata obtine de la banca valuta necesara;
• pentru ca importatorul sa poata obtine licenta de import (de exemplu, obtinerea licentei de import arme conform Legii 295/2004 privind regimul armelor si al munitiilor);
• la cererea bancii pentru perfectarea unui credit documentar;
• pentru indicarea valorii accizelor care urmeaza a fi platite de cumparator in cazul produselor energetice livrate din antrepozitele fiscale (punctul 106 Norme metodologice de aplicare ale art. 206⁵¹- Plata accizelor la bugetul de stat din Codul fiscal)