O factura pro forma contine aceleasi elemente ca o factura fiscala: denumirea, datele de indentificare si de plata ale vanzatorului si alte cumparatorului, data, denumirea bunurilor si serviciilor livrate/ prestate, data scadenta, cantitatea, valoarea.

Documentul poate fi emis in toate etapele unui proces de vanzare catre un cumparator sau potential cumparator.

Potrivit Ramonei Sandu, Accounting Manager la compania Accace (www.accace.com), unii agenti economici transmit factura pro forma ca o invitatie de cumparare, impreuna cu un produs demo sau un produs care poate fi utilizat o perioada limitata.

Daca potentialul cumparator decide achizitia respectivului produs, poate achita factura pro forma. Dupa achitarea acesteia primeste factura fiscala si/sau contractul, dupa caz.

Trebuie sa retineti ca un potential cumparator nu are nicio obligatie fata de vanzator doar in baza proformei primite.

De asemenea, exista si societati care decid folosirea proformelor ca instiintari de plata in avans pentru clientii carora le vand bunuri/servicii, dar cu care nu au inca semnat un contract de colaborare si de la care doresc sa incaseze in avans valoarea produselor/ serviciilor.

"Factura pro forma se transmite pentru a comunica detaliile produselor, pretul, precum si detaliile necesare achitarii contravalorii acestora", mai subliniaza expertul Accace.

Facturile proforme pot fi folosite de catre anumiti vanzatori, in functie de procedurile interne, si pe parcursul derularii colaborarii cu unii parteneri. Spre exemplu, arata specialistul Accce, "in cazul contractelor de prestari servicii tip abonament sau cu plata in mai multe transe se foloseste factura pro forma pentru un mai bun control al cash flow-ului". Concret, vanzatorii emit factura pro forma ca o instiintare de plata cu data scadenta prevazuta in contract, evitand in acest mod emiterea unor facturi fiscale, colectarea TVA–ului sau continuarea serviciilor pentru clientii rau platnici, precum si eventualele costuri aditionale cu recuperarea respectivelor creante, daca este cazul.

De asemenea, potrivit Ramonei Sandu, pe parcursul derularii contractelor de prestari servicii (consultanta, management, mentenanta), facturile pro forma pot fi transmise impreuna cu documentul utilizat pentru descrierea serviciilor (situatie de lucrari, deviz de reparatii etc), in vederea acceptarii acestora de catre cumparator si pentru efectuarea platii.

Managerul Accace a explicat ca facturile pro forma pot fi utilizate si pentru ca un importator sa poata obtine de la banca valuta necesara sau pentru ca importatorul sa poata obtine licenta de import (de exemplu, obtinerea licentei de import arme conform Legii 295/2004 privind regimul armelor si al munitiilor).

De asemenea, factura pro forma poate fi emisa la cererea bancii pentru perfectarea unui credit documentar.

Nu in ultimul rand, factura pro forma poate fi utilizata pentru indicarea valorii accizelor care urmeaza a fi platite de cumparator in cazul produselor energetice livrate din antrepozitele fiscale (punctul 106 Norme metodologice de aplicare ale art. 206⁵¹- Plata accizelor la bugetul de stat din Codul fiscal.

Factura pro forma si inregistrarea in contabilitate

Trebuie sa stiti ca factura pro forma nu reprezinta un document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Totusi, ea poate furniza informatii utile profesionistului contabil in vederea realizarii estimarilor sau planificarii cash flow-ului, dupa cum a mai explicat specialistul Accace, care a adaugat ca profesionistii contabili pot folosi informatii din facturile pro forma referitoare la valoarea anumitor servicii prestate pentru care nu s-a emis/primit inca factura fiscala .

"Trebuie, insa, mentionat ca notele contabile vor avea la baza situatiile de lucrari, procesele verbale sau alte documente care atesta prestarea respectivelor servicii, si nu doar proforma primita", subliniaza Ramona Sandu.

Aceasta a mai explicat ca informatiile referitoare la valoare din cadrul unei facturi pro forma se pot folosi si pentru crearea si inregistrarea in contabilitate a Notelor de receptie pentru bunurilor primite in gestiune doar in baza Avizului de expeditie cantitativ .