Aplicatia ReviSal - cum se va realiza evidenta salariatilor in 2012. Principalele obligatii ale angajatorilor

Conform HG 500/2011, fiecare angajator are obligatia de a infiinta si transmite la inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.

Refuzul de a pune la dispozitie inspectoratului de munca registrul in format electronic, dar si dosarul personal al salariatilor, precum si netransmiterea registrului in termenul prevazut de lege se sanctioneaza cu amenzi cuprinse intre 5.000 si 8.000 de lei.

Registrul general de evidenta a salariatilor cuprinde contractele individuale de munca in desfasurare la data intrarii in vigoare a prevederilor hotararii, indiferent daca acestea sunt suspendate la data de 1 august 2011. Registrul se completeaza in ordinea incheierii, modificarii, suspendarii sau incetarii contractelor individuale de munca.

Completarea elementului referitor la salariu se realizeaza si pentru contractele deja inregistrate, in termen de 90 de zile de la data intrarii in vigoare a hotararii. Registrul se completeaza de catre angajatori cu ajutorul aplicatiei informatice distribuita gratuit de Inspectia Muncii sau cu ajutorul aplicatiilor informatice proprii ale angajatorilor.

Completarea registrului se face de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator. Angajatorii pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea de contracte de prestari servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca.

In vederea inregistrarii prestatorilor de servicii la ITM, angajatorii au obligatia de a informa in scris ITM-ul despre incheierea contractului cu prestatorul cu care a contractat serviciul de completare si transmitere a registrului. Informarea ITM-ului se va efectua in termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari servicii.

Daca, pentru infiintarea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor, angajatorii folosesc aplicatii informatice proprii de gestiune a salariatilor, acestea trebuie sa cuprinda si sa furnizeze elemente obligatorii, similar aplicatiei informatice puse la dispozitie de Inspectia Muncii.

Registrul de transmite catre ITM cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre primul salariat.

3 variante de transmitere a REVISAL


1. Transmiterea online a REVISAL, prin intermediul portalului Inspectiei Muncii

Transmiterea on-line se face dupa solicitarea si obtinerea de catre angajator a numelui de utilizator si a parolei, indiferent daca angajatorul presteaza serviciul de completare si transmitere sau are incheiat un contract de prestari servicii, si activarea accesului la portalul Inspectiei Muncii.

2. Transmiterea prin email, pe baza de semnatura electronica

Angajatorii care detin semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, obtinut de la un furnizor de servicii de certificare in conditiile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica, pot depune la REVISAL-ul la adresa de e-mail pusa la dispozitie de Inspectia Muncii.

Cu toate acestea, pana in prezent nu exista o procedura la nivel de ITM astfel incat ReviSal sa poata fi transmis pe baza de semnatura electronica.

3. Depunerea la sediul ITM

Transmiterea registrului prin depunerea la sediul ITM se face pe suport CD, discheta 3,5 inch/1,44 MB sau medii de stocare USB cu sisteme de fisiere FAT/FAT32.

Registrul, insotit de o adresa de inaintare semnata si stampilata de catre reprezentantul legal, se depune astfel:
a) La sediul ITM in a carui raza teritoriala persoanele fizice sau juridice isi au domiciliul, respectiv sediul;
b) La sediul ITM in a carui raza teritoriala isi desfasoara activitatea unitatile fara personalitate juridica.

Pentru prima depunere la sediul ITM a registrului, adresa de inaintare este insotita de o copie a certificatului de inmatriculare la Registrul Comertului, a certificatului de inregistrare fiscala, respectiv o copie a actului de identitate – in cazul angajatorului persoana fizica.

In cazul unitatilor fara personalitate juridica, adresa de inaintare este insotita de urmatoarele documente:
a) Delegarea de competenta pentru incadrarea personalului prin incheierea de CIM;
b) Delegarea de competenta pentru infiintarea si completarea REVISAL in format electronic;
c) Certificatul de inmatriculare al angajatorului;
d) Certificatul fiscal al unitatii fara personalitate juridica.

O noua versiune ReviSal, in vigoare din decembrie

Inspectia Muncii a publicat pe 6 decembrie o versiunea actualizata a ReviSal, in concordanta cu modificarile aduse de HG 1.105/2011 si noua clasificare a ocupatiilor.

Modificarile din program

1. Posibilitatea exprimarii sporurilor procentual sau valoric (cuantum)
Incepand cu aceasta versiune, sporurile vor putea fi inregistrare si transmise in registrul general de evidenta a salariatilor atat sub forma de procent, cat si valoric (cuantum), in conformitate cu prevederile impuse prin H.G.1105/2011.

2. Includerea nomenclatorului COR compatibil ISCO 08
Incepand cu versiunea curenta, functiile/ocupatiile contractelor individuale de munca vor putea fi transmise folosind atat COR compatibil ISCO 88, cat si ISCO 08, pana la 1 ianuarie 2012, in conformitate cu prevederile OMMFPS nr.1832/856/ 08.08.2011. Ulterior acestei date, pentru contractele active, inclusiv suspendate sau detasate, doar COR compatibil ISCO 08 va fi acceptat pentru transmiterea registrului de salariati.

3. Posibilitatea suspendarii unui contract individual de munca pe durata de 1 zi
Incepand cu versiunea curenta, a fost extinsa validarea perioadei privind suspendarea unui contract, astfel incat sa fie permisa inregistrarea si transmiterea suspendarilor de contracte pentru 1 singura zi.

4. Actualizarea modelului pentru inregistrarea si transmiterea salariatilor cetateni straini
A fost actualizat modelul inregistrarii salariatilor cetateni straini, in special tratarea situatiilor de exceptie privind validarea intervalului de valabilitate a autorizatiei de munca.

5. Posibilitatea inregistrarii contractelor de munca temporara cu durata nedeterminata
Incepand cu versiunea curenta, vor putea fi inregistrate si transmise si contractele de munca temporara pe durata nedeterminata.

6. Actualizarea nomenclatorului privind temeiurile de incetare ale CIM
Incepand cu versiunea curenta a fost actualizata lista privind temeiurile de incetare ale CIM.

7. Actualizarea nomenclatorului privind temeiurile de suspendare ale CIM
A fost actualizata lista temeiurilor de suspendare ale unui CIM in registrul electronic de salariati.

8. Revizuirea continutului Elementului <StarePrecedenta> din structura <Contract>

9. Precizarea codificarii recomandate pentru crearea registrelor de evidenta a salariatilor in format .XML
Au fost completate specificatiile tehnice cu detalii privind codificare recomandata pentru scrierea și salvarea registrelor XML.

10. Actualizarea linkurilor de acces la Nomenclatoarele prevazute de legislatie sau publicate de alte institutii

Cei care si-au instalat Revisal 5.0.8 si nu au decat modificari ale codului COR prin instalarea aplicatiei nu au nici un termen pentru depunerea ReviSalului actualizat doar prin codurile COR. Acestea pot fi depuse ulterior datei de 15 decembrie 2011.

Angajatorilor carora la transmiterile online sau la ghiseul ITM le apare eroarea: "data incheierii contractului nu poate fi ulterioara datei consemnarii" trebuie sa procedeze dupa cum urmeaza: sa efectueze o corectie a datei consemnarii /datei la care produce efecte doar pentru contractele la care apare eroarea, sa genereze din nou fisierul .rvs precum si sa-l retransmita online sau la ghiseul ITM.

Conform HG nr. 1105/2011, in registrul de evidenta a salariatilor in format electronic se vor trece salariul de baza lunar brut si sporurile, astfel cum sunt prevazute in contractul individual de munca.

Atentie! Sporurile care nu sunt cuprinse in contractul individual de munca nu se vor introduce in aplicatia ReviSal.

„Este bine ca sporurile sa fie introduse in aplicatia electronica ReviSal exact cum sunt trecute in contractul individual de munca, adica daca in contractul individual de munca avem exprimat un spor in procente, in aplicatia Revisal va trebui sa-l trecem in procente, daca este exprimat ca valoare, se va trece si in Revisal ca valoare”, recomanda ITM-ul intr-un comunicat transmis catre presa.

Pe de alta parte, vor exista si cazuri de exceptie, adica sporuri exprimate in procente, dar care nu se calculeaza raportate la salariul de baza lunar brut. In cazul acestora, se recomanda sa ramana ca valoare pana la aparitia unei alte versiuni care sa reglementeze aceasta situatie.

Data la care se produc efecte reprezinta data de la care intra in vigoare contractul individual de munca sau modificarile intervenite prin acte aditionale (in cazul adaugarii unui contract nou, aceasta data este egala cu data inceperii activitatii salariatului, in cazul actelor aditionale aceasta data este egala cu data de cand intra in vigoare modificarile intervenite prin actele aditionale respective).

Toate articolele publicate in 2011 cu referire la aplicatia ReviSal pot fi consultate aici.