Ce comunici și cu cine? Definirea mesajelor din planul de comunicare

Cealalată parte, însă, a formei și ambalării mesajelor care urmează a fi comunicate, este extrem de importantă. Dincolo de conținutul în sine, pe care îl construiești după nevoile tale specifice, forma în care îl comunici s-ar putea dovedi extrem de importantă, poate chiar mai importantă decât conținutul.

Lucruri ce trebuie avute în vedere atunci când concepi mesaje de comunicare:

Adaptează mesajul la platforma de comunicare pe care o vei folosi

Spre exemplu, trebuie să anunți oamenii din companie că în holul companiei există supraveghere video. Poți alege să faci acest lucru montând pe perete o iconiță care a devenit simbolul acestor anunțuri, alături de o informare pe email cu privire la această supraveghere video. Suplimentar, însă, ai putea face un alt lucru pe care l-am văzut realizat la o agenție de publicitate. Ei puseseră pe pereți tablouri cu conversațîi ce aduceau a Wattsapp, în care, folosindu-se limbajul specific tinerilor care lucrau în agenție, se povestea faptul că supravegherea video e utilă pentru securitatea spațiului și că e limitată la anumite spații etc. Acel tablou e tot o formă de comunicare și trebuie inclus în strategia ta de comunicare.

Adaptează mesajul la audiența pe care o vei ținti

Exprimarea colocvială se potrivește audiențelor care îți permit acest lucru, în timp ce exprimarea formală e necesară în situația în care te adresezi oamenilor ce își doresc o comunicare formală. Eu unul sunt adeptul exprimării colocviale în tot ce ține de de comunicarea internă dintr-o companie, dar atunci când comunici în exterior, clienții s-ar putea să nu se bucure că ii abordezi cu “tu” și le vorbeșți la persoana a doua, spre exemplu.

Scrie corect

Formatează corect. E genul de idee care uneori se subînțelege, dar sunt multe situațiile în care e trecută cu vederea. Dacă vrei să te recunoască cineva drept comunicator bun, e vital să furnizezi texte corect scrise din toate punctele de vedere.

În primul rând, încearcă să construieșți mesaje care au un început, o detaliere și un final. Dacă e cazul, punctează acțiunile pe care ai vrea ca oamenii ce ascultă acest mesaj să le facă. Oamenii care citesc aceste mesaje trebuie să se poată concentra asupra lor până la final. Chiar dacă, uneori, acele documente trebuie citite orice ar fi (vezi informările cu privire la diverse lucruri care se întâmplă în companie, despre care membrii echipei ar trebui să știe), asta nu înseamnă că nu se poate ușura munca unui cititor prin scrierea unui text ușor de parcurs.

Apoi, dincolo de redactarea textului într-un stil accesibil, îngrijește-te de formatarea lui:

• Nu folosi fonturi ciudate. Încearcă să scrii folosind fonturi specializate pentru mediul în care se va trimite mesajul. Am văzut oameni care insistă să scrie cu fonturi cursive, care aduc a scriere de mâna. Un astfel de text, în anumite situații, e imposibil de citit.
• Nu folosi zeci de culori diferite în scrierea textelor. Până la urmă, ideea majoră e să transmiți esența textului, nu esența curcubeului.
• Nu folosi mai multe fonturi într-un singur text. Da, un mare expert poate face asta, să “asortezi” fonturile e ca și cum ai asorta culori, însă e greu de crezut că altcineva poate nimeri asortarea din prima. Mai bine nu.
• Încearcă să spațiezi textul, folosind enumerările și listele (bulleted lists / numbered lists). O să puncteze mai ușor ce e de spus, iar oamenii vor putea citi mult mai aplicat.
• Încearcă să foloseșți un font cât mai apropiat ca dimensiune de 12 - 14 - 16 în formatări, care pare a fi acea dimensiune la care oamenii pot citi confortabil. Dacă foloseșți fonturi mai mici, atunci ai șanse ca nimeni să nu-ți poată urmări textul. La fel, fonturile foarte mari sunt enervante și ele.
• Folosește imagini, acolo unde acest lucru este posibil, pentru că ele o să transmită mult mai mult decât paragrafe întregi de text.

Dincolo de orice, însă, scrie ca și cum ai vrea să citească cineva acel text. E cel mai important sfat pe care ți-l pot da.

Articolul pe care tocmai l-ai citit este un fragment din una dintre lecțiile cursului nostru Comunicare internă. Construiește armonie în echipă și punți de legătură cu managementul. Avem și alte cursuri care pot antrena minți curioase pe platforma Inteligo.ro.

La inteligo.ro poți urma online cursuri de tot felul, în ritmul ales de tine. Dar pe lângă dorința de a împărtăși experiențele și informațiile pe care noi le avem, ne dorim și să intrăm în contact direct cu oamenii care ne urmăresc. De aceea, în fiecare săptămână vom veni cu subiecte noi de dezbătut legate de noi, oamenii, și de mecanismele care ne ajută să evoluăm constant în viață și carieră.
Comentariile sunt încurajate. :)