Angajatul cu drept de delegare în Reges-Online: un rol util pentru perioadele de absență și nu numai

• Delegarea responsabilităților în Reges-Online nu exonerează angajatorul de răspundere, acesta rămânând principalul responsabil în fața legii.

Înainte de toate, să punctăm care sunt cei care pot opera în sistem: astfel, de la reprezentantul legal, împuternicitul acestuia, angajatul propriu și până la prestatorii de servicii, prin reprezentanții legali sau angajații proprii. 

Delegarea pentru operarea în sistem se poate face atât către un angajat propriu, cât și către prestatorii externi, sistemul permițând ca mai mulți oameni să poată opera în registrul unui angajator în același timp și garantând, totodată, prin jurnalul de activități, o trasabilitate clară a operațiunilor făcute de fiecare, ora la care au fost făcute ș.a.m.d. Când se dorește delegarea accesului către un angajat propriu (al angajatorului / prestatorului de servicii) există însă și opțiunea unei „delegări mai speciale”: aceea de a delega către un angajat cu drept de delegare. 

Cine este angajatul cu drept de delegare? Este un tip de delegat, al cărui rol a fost creat special pentru organizațiile cu o structură mai amplă, care doresc să implice și alte persoane, pe lângă reprezentantul legal, în gestionarea registrului. Este util, de exemplu, pentru directorii de resurse umane sau șefii de servicii, așa cum explicau chiar de la Inspecția Muncii, cu ocazia unor informări recente pe subiectul Reges-Online.

Esențial de reținut e că un angajat cu drept de delegare în Reges-Online poate delega la rândul său (o spune denumirea în sine!), ceea ce îi conferă o putere considerabilă, similară oarecum celei a reprezentantului legal, în sensul că poate delega mai departe drepturi către colegii săi. 

Dreptul de a delega către un „angajat cu drept de delegare” poate fi acordat însă doar de reprezentantul legal sau de un împuternicit al acestuia. De pildă, nici măcar un angajat cu drept de delegare nu poate să dea acest statut de angajat cu drept de delegare mai departe altcuiva. 

Angajatul care are dreptul de a delega altuia, fie și pentru scurte perioade de timp, are avantajul că poate „să fie acoperit” pe perioada cât e în concediu de odihnă sau medical, de exemplu. Facilitatea în sine este, astfel, de mare ajutor atunci când cel care operează de regulă în Reges-Online nu este la muncă și nu poate face înregistrările necesare pentru ca angajatorul să respecte prevederile legale. 

Dacă un prestator (care a primit delegare de la un client) dorește să distribuie activitățile către mai mulți angajați proprii (inclusiv angajați cu drept de delegare), aceștia din urmă vor primi implicit dreptul de a completa registrul acelui client, cu condiția ca prestatorul (sau reprezentantul său legal) să fi accesat deja propriul registru în sistemul Reges-Online, explica Inspecția Muncii la finele lui mai. Dacă un angajat cu drept de delegare, care a primit acces la registrele clienților prin intermediul unui prestator, își încetează contractul de muncă cu acel prestator, drepturile sale de acces la toți clienții se încetează automat la data încetării contractului. Nu este necesar ca prestatorul să intervină manual pentru a revoca drepturile la fiecare client în parte, așadar. 

La nivel formal, delegarea către angajații proprii, de oricare fel ar fi aceasta, se face printr-o decizie internă a angajatorului, iar nu prin procură (aceasta din urmă fiind necesară doar pentru persoanele care nu au nicio legătură cu firma, cum ar fi un împuternicit extern sau în cazuri excepționale pentru prestatori, dacă nu există un contract de servicii). Decizia internă trebuie să specifice clar numele angajatului, funcția, atribuțiile specifice legate de Reges-Online, perioada delegării și să fie semnată de reprezentantul legal și asumată de angajat.

Delegarea nu exonerează angajatorul de răspundere - acesta rămâne principalul responsabil și cel care primește amenzile. 

În fine, merită amintit că pașii de utilizare a Reges-Online presupun, întâi, crearea contului în Reges-Online, iar abia apoi solicitarea accesului la un registru (sau mai multe) - chiar dacă se deschide cu succes un cont în Reges-Online, sistemul nu are de unde să știe că utilizatorul are sau nu dreptul să acceseze și să opereze într-un registru anume și că utilizatorul a fost operatorul Revisal anterior. Tocmai de aceea, trebuie obținut accesul la un registru sau altul.