avocatnet.ro 
- Este esențial ca documentele de împuternicire să fie întocmite corect și să conțină clauzele necesare privind delegarea accesului la Reges-Online, conform reglementărilor în vigoare.
- Nu este indicat pe termen lung ca reprezentantul legal al angajatorului (care are posibilitatea să-și facă cont, dar refuză asta) să nu aibă deloc acces la registru.
Împuternicirea unei persoane pentru a accesa și opera registrul de angajator în Reges-Online este posibilă, în unele cazuri fiind chiar unica soluție pentru angajator, întrucât administratorul sau reprezentantul legal nu are posibilitatea reală de a-și face cont în platformă. Odată creat contul în Reges-Online, una dintre cele două opțiuni disponibile pentru a cere accesul la un registru de angajator este tocmai cea în care solicitarea e făcută de un împuternicit (cealaltă variantă fiind cea în care solicitarea e a reprezentantului legal). Fără ca împuternicitul însuși să aibă cont individual în Reges-Online NU este însă posibilă solicitarea accesului la un registru.
Notă: Variante precum crearea contului individual de către o altă persoană pentru reprezentantul legal (în numele acestuia, mai precis) nu sunt posibile, întrucât contul în Reges-Online se face „pe persoană fizică” - un cont individual asociat propriei identități digitale (CNP-ului). Totodată, trebuie reținut că nu mai există ideea de „user și parolă” de firmă în sistemul Reges-Online.
Reprezentantul legal al angajatorului, chiar dacă nu dorește să solicite personal acces la registru, poate împuternici o firmă prestatoare de servicii (de exemplu, o firmă de contabilitate sau resurse umane) sau poate împuternicit un angajat propriu; în practică au fost confirmate deja pentru redacția avocatnet.ro și situații în care împuternicitul este un avocat (pentru angajatori străini).
Că vorbim de o împuternicire notarială, că vorbim de contractul de prestări servicii sau de adiționalele la cele existente, aceste documente trebuie să menționeze explicit că împuternicitului i-a fost delegat dreptul de acces și de a transmite date în Reges-Online. Ordinul ministrului muncii nr. 1107/2025 NU obligă firmele prestatoare să aibă și împuternicire notarială de la clienți, fiind trecute alternativ contractul de prestări servicii cu împuternicirea.
Atenție! Când vorbim de o firmă prestatoare de servicii ai cărei angajați se ocupă de operare în registrele diverșilor angajatori-clienți, reprezentantul legal al acestei firme poate cere, ca împuternicit, accesul la registrul unui angajator-client, după care să delege acest acces unui angajat propriu al firmei prestatoare, așa cum s-a explicat în mai multe rânduri în sesiunile organizate chiar de Inspecția Muncii pe tema Reges-Online.
Ce trebuie încărcat în Reges-Online atunci când se solicită accesul la registru prin împuternicit
„16. Autorizarea accesului la Registru unui angajator se face după cum urmează:
(...)
c) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică de către respectivii împuterniciţi semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală, hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială pentru solicitant sau, după caz, contractul de prestări servicii/actul adiţional la acesta din care rezultă obligaţia prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în Registru;
d) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital de stat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act constitutiv, act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi împuternicire semnată digital de către reprezentantul legal sau împuternicire notarială pentru solicitant;
e) pentru reprezentanţii legali şi împuterniciţii angajatorilor prevăzuţi de Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi actul administrativ semnat digital de către reprezentantul legal de desemnare a împuternicitului”.
De ce reprezentantul legal al angajatorului ar trebui, totuși, să-și facă cont în Reges și că ceară acces la registrul firmei
Așa cum spuneam, sunt cazuri în accesul de către reprezentantul legal pur și simplu este o opțiune. În toate celelalte situații însă, refuzul creării contului de către reprezentantul legal și refuzul de a obține acces la propriul registru de angajator s-ar putea dovedi neinspirat la un moment dat.
Delegarea operațiunilor prin împuternicit nu exonerează angajatorul (prin reprezentantul său legal) de răspundere. Angajatorul este cel care va primi amenzile și are responsabilitatea principală pentru corectitudinea și respectarea termenelor de înregistrare. Prin urmare, ar trebui să aibă întotdeauna control asupra registrului. Totodată, registrul conține date cu caracter personal ale salariaților, iar oferirea accesului fără control direct implică riscuri de securitate a datelor angajaților.
Dacă persoana împuternicită prin procură dispare sau nu mai are o conexiune cu angajatorul, accesul la registru poate fi temporar pierdut, cu consecința ratării unor termene de transmitere în Reges până când administratorul obține propriul cont și acces la registru sau până când contractează alt prestator sau împuternicește prin procură pe altcineva. Cum procedăm, de pildă, dacă angajatului împuternicit prin procură îi încetează contractul de muncă la acel angajator și firma nu mai are pe altcineva disponibil imediat pentru accesarea acestuia? Se poate ajunge, practic, la situații de lipsă temporară de acces, așa cum explica recent, în cadrul unui eveniment organizat de avocatnet.ro, Dan Năstase, consilier juridic specializat în relații de muncă.
Practic, explica specialistul în cadrul evenimentului, această lipsă totală de interes a reprezentantului legal al angajatorului în a vedea ce se întâmplă în registru și cum se achită operatorii desemnați de obligațiile lor nu este cea mai bună abordare pe termen lung.
Chrisblinky2024