SAF-T: Ce ar trebui să facă urgent firmele mici care se apucă de implementare în această perioadă

Într-un interviu recent cu Laura Bîrleanu, Consultant în cadrul Cabot Transfer Pricing, despre implementarea SAF-T cu întârziere la firmele mici, aceasta a recomandat următoarele:

• un audit intern al datelor: primul pas ar trebui să fie o analiză a calității datelor contabile, pentru a identifica din timp eventuale lacune sau erori structurale;
• alegerea unui partener tehnologic potrivit: indiferent că este vorba de un dezvoltator de soluții SAF-T sau de un consultant fiscal, colaborarea cu un specialist familiarizat cu cerințele Fiscului este esențială;
• testare și validare: este important ca fișierele SAF-T să fie testate înainte de prima depunere, pentru a evita respingerile sau raportările incorecte;
• training pentru echipele interne: contabilii și personalul financiar trebuie să înțeleagă atât structura fișierului, cât și impactul său fiscal, pentru a putea răspunde eventualelor solicitări din partea Fiscului.

Astfel, specialista a subliniat că, „deși timpul este scurt, implementarea corectă și completă a SAF-T rămâne esențială nu doar pentru conformitate, ci și pentru a evita riscurile pe termen mediu și lung”. Ce riscuri? În primul rând, amenzile pentru nedepunerea sau depunerea incompletă/incorectă a declarației 406 (între 500 și 5.000 lei). În al doilea rând, întârzierile în implementarea SAF-T pot aduce creșterea nivelului de risc al contribuabililor mici.

Firmele mici care au lăsat totul pe ultima sută de metri riscă să aibă dificultăți majore în procesul pentru implementarea raportărilor SAF-T. Conform sursei citate, este vorba, în esență, de:

• integrarea cu sistemele contabile: adaptarea ERP-urilor sau a soluțiilor de contabilitate pentru generarea fișierului SAF-T necesită timp și testare. Lipsa unei soluții validate poate duce la rapoarte incomplete sau invalide;
• calitatea datelor: SAF-T presupune o structurare riguroasă a datelor contabile și fiscale. În lipsa unei curățări și pregătiri prealabile a datelor, este posibil ca raportările să conțină neconcordanțe care să genereze întrebări sau chiar inspecții;
• lipsa de suport tehnic și fiscal în perioadele aglomerate: firmele care încep acum riscă să se lovească de un deficit de consultanți disponibili, întrucât cererea este crescută în această perioadă.

Contribuabilii mici au căpătat obligația depunerii declarației SAF-T de la 1 ianuarie 2025, însă aceștia beneficiază de o perioadă consistentă de grație pentru implementarea adecvată a fișierului standard de control fiscal. Însă aceasta este ultima etapă majoră din calendarul stabilit de autoritățile fiscale încă din 2021.

Până acum, declarația 406 a început să fie trimisă de marii contribuabili din 2022, iar de contribuabilii mijlocii - din 2023. Practic, firmele mici au avut la dispoziție trei ani în care să învețe din experiența celorlalți contribuabili și să se pregătească încet-încet pentru implementare.

Reamintim că fișierul SAF-T dă acces Fiscului aproape în timp real la datele din contabilitatea companiilor. Declarația 406 se depune, de obicei, lunar sau trimestrial. Aceasta se depune anual doar pentru active și se depune la cerere doar pentru stocuri.