Tranziția la Reges-Online: Ce elemente suplimentare trebuie completate în noul registru

• Angajatorii trebuie să acorde atenție și situațiilor speciale: concedii medicale în derulare, suspendări active și detașări, toate acestea necesitând actualizări în noul sistem.

„În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a prezentei hotărâri, angajatorii au obligaţia de a completa şi de a transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluţiei tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori, prevăzut de art. 10 din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor (Revisal - n.red.)”, prevede HG nr. 295/2025, termenul-limită fiind 30 septembrie. Din octombrie, neîndeplinirea obligației constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei. 

Atenție! Sistemul Reges-Online aduce toate datele vechi din Revisal, iar datele sunt actualizate în timp real în acest sistem. Prin urmare, tranziția la noul Reges nu înseamnă efortul de a completa toate datele contractelor active în noua platformă, ci doar de a completa ceea ce lipsește pentru că nu se găsea deja în Revisal.

Reges-Online include câmpuri noi de completat, însă e important de reținut că tranziția la Reges-Online poate să însemne în unele cazuri, în funcție de situația concretă a firmei, chiar mai multe aspecte de completat, mai ales dacă ne gândim la raporturile mai vechi sau la cazurile în care angajatorii au omis să declare complet sau corect, conform obligațiilor legale. O noutate importantă în Reges-Online este câmpul privind „locul muncii” ( fix sau mobil) - ceea ce apare în Reges trebuie să corespundă cu ceea ce este specificat în contractul individual de muncă (dacă locul de muncă este fix, trebuie să introduceți județul și localitatea unde se desfășoară activitatea, explicau cei de la Inspecția Muncii într-un eveniment recent, iar dacă locul de muncă este mobil, se va introduce adresa angajatorului, adică locul de unde este coordonată activitatea).

De asemenea, un câmp care a apărut în noua platformă e cel privitor la gradul de invaliditate/handicap (puteți alege gradul de invaliditate sau handicap, tipul, numărul și perioada de valabilitate a certificatului aferent, dar nu este obligatoriu de bifat nimic în plus dacă alegeți opțiunea „fără”). 

Mai departe, acum e necesară precizarea repartizării timpului de muncă: dacă este uniform (cu intervale orare precise) sau inegal; programul poate fi însă stabilit în ture complexe de muncă, ceea ce va necesita utilizarea câmpului pentru detalii suplimentare. 

Apoi, spre deosebire de Revisal, în Reges-Online se declară nivelul de studii necesar ocupării postului, nu neapărat studiile angajatului, dacă acestea nu sunt relevante pentru post, după cum explica Inspecția Muncii în sesiunile de informare organizate pe tema noului registru.

În curând, o actualizare a aplicației va permite introducerea și a informațiilor despre „utilizator” în cadrul contractelor de muncă temporară, mai precizau reprezentanții instituției.

În acest context merită menționate și alte aspecte relevante:

• medicalele în curs la momentul tranziției: deși nu există o obligație cu efecte retroactive în cazul înregistrării medicalelor în Reges-Online, data la care se face trecerea între Revisal și Reges Online devenind data obligatorie de înregistrare, angajatorii ar trebui să acorde, totuși, atenție concediilor medicale în derulare la data trecerii la Reges; altfel spus, se recomandă trecerea în sistem a datei inițiale a medicalului;
• dacă există alte suspendări active la data migrării în Reges-Online (concediu de creștere, de exemplu), și acestea trebuie introduse în sistem, nu doar situațiile de medical;
• detașări: pentru persoanele detașate, atât angajatorul de la care se face detașarea, cât și angajatorul la care se face detașarea vor completa date în Reges-Online; astfel, în extrasul din Reges va apărea inclusiv perioada lucrată la angajatorul la care s-a făcut detașarea și toate modificările survenite asupra executării contractului;
• pentru actualizări în masă, sistemul pune la dispoziție un șablon Excel, în care se pot completa CNP-urile angajaților și noile informații, dar este indicată verificarea lor individuală ulterior pentru a fi siguri de corectitudinea informațiilor transmise.