Șapte întrebări și răspunsuri despre SAF-T: Aspecte esențiale pentru micile firme

Fișierul SAF-T, care se transmite la Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) prin declarația 406, este reglementat prin Codul de procedură fiscală și Ordinul ANAF 1.783/2021. Iată câteva aspecte esențiale de știut de către firmele mici:

1. Ce ajunge la ANAF prin fișierul SAF-T? În esență, ANAF capătă acces, prin acest fișier electronic în format XML (transmis prin declarația informativă 406), la datele din evidența contabilă și fiscală (produse, active, clienți, furnizori, tranzacții, facturi etc.) a companiei. Acest lucru face ca autoritățile să poată să verifice mult mai ușor (de la distanță) activitatea unui contribuabil și, automat, să depisteze mult mai repede posibilele încălcări ale legislației fiscal-contabile. Formularul și alte informații de ajutor legate de acesta pot fi găsite în secțiunea de pe site-ul ANAF dedicată fișierului SAF-T.

2. Ce termene are declarația? Data-limită de transmitere este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare (luna/trimestrul), pentru alte informații decât cele din secțiunile „Stocuri” și „Active” (depunerea se face în funcție de perioada la TVA - lunar în cazul celor care au perioada la TVA luna, respectiv trimestrial în cazul celor care au perioada la TVA trimestrul, semestrul, anul și în cazul neplătitorilor de TVA). Pentru active, termenul este identic cu cel al situațiilor financiare anuale (data de 31 mai a anului următor). Pentru stocuri, termenul este cel stabilit de ANAF, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice. Detalii mai multe despre termenele din 2025 sunt în articolul de aici.

3. Cum se completează declarația 406? Acest formular nu se aseamănă cu niciun alt formular folosit până acum de contribuabilii din România. Declarația 406 este de o complexitate atât de mare încât specialiștii recomandă ferm automatizarea completării acesteia, pentru a evita, pe cât posibil, greșelile și a economisi timp prețios. În esență, generarea fișierului SAF-T, în format XML, se face de către sistemul informatic folosit de contribuabil. Verificarea structurii fișierului XML și a corelațiilor dintre date se face prin programul informatic de validare pus la dispoziție de ANAF, însă specialiștii recomandă și verificări suplimentare automatizate. Apoi urmează generarea declarației 406 ca document electronic (semnat electronic) în format PDF cu XML atașat (dacă acesta a îndeplinit condițiile de verificare ale validatorului ANAF).

4. Ce variante sunt pentru generarea fișierului SAF-T? Conform autorităților, există trei medote principale de lucru. Pentru cei care dispun de sisteme informatice de contabilitate sau sisteme ERP este posibilă generarea automată a fișierului în format XML. Pentru cei care folosesc servicii financiar-contabile externalizate este posibilă generarea externă, prin prelucrarea fișierului de către un operator de date specializat. În fine, mai este posibilă și pregătirea cu un editor de XML a declarației prin editarea pe schema SAF-T cu introducerea directă a datelor relevante, metoda fiind disponibilă celor ce nu dispun de sisteme informatice de contabilitate sau sisteme ERP.

5. Există limite la mărimea declarației 406? Dimensiunea declarației informative nu trebuie să depășească limita maximă de 500 MB. Dacă formularul are o dimensiune mai mare de-atât, documentul trebuie împărțit și transmis pe subsecțiuni - vorbim, practic, de o raportare modală, pentru care există instrucțiuni specifice în anexa a treia a ordinului ANAF.

6. Transmiterea declarației se face doar în ultima zi a termenului? Evident că nu. Formularul 406 poate fi transmis începând cu prima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare și până în ultima zi a lunii respective. De altfel, un sfat general pentru contribuabili este să evite pe cât posibil transmiterea fișierului SAF-T în ultima zi, când pot apărea probleme tehnice cu site-ul ANAF din cauza supraîncărcării sale.

7. Cum se corectează declarația 406? Declarațiile rectificative care se depun pentru corectarea unei erori materiale, omisiuni etc. trebuie să cuprindă toate informațiile din declarația inițială, plus cele corectate. Prima declarație validată de sistemul ANAF, ce este depusă pentru o anumită perioadă, este considerată declarație inițială, iar declarațiile ulterioare depuse pentru aceeași perioadă sunt considerate rectificative. Totuși, corectarea fișierului SAF-T este permisă, fără riscul amendării, până la termenul legal de depunere a următorului fișier SAF-T. Prin excepție, corectarea după termenul legal de depunere este permisă, fără amendare, dacă vine ca urmare a unui fapt neimputabil contribuabilului.

Notă: Informații pe larg despre raportările SAF-T pot fi găsite în secțiunea noastră specială de aici.