Principalele reguli ce trebuie respectate în vederea aplicării procedurii alternative de declarare a mărfurilor la import sunt următoarele:
1. procedura alternativă de declarare a mărfurilor la import se aplică în condiţiile prevăzute de art. 6 alin. (3) lit. b) din Codul vamal al Uniunii, atunci când aplicaţia SNI este indisponibilă;
2. procedura alternativă nu se utilizează în cazul vămuirii centralizate. Pentru cazuri urgente se utilizează procedura standard de declarare la biroul vamal de prezentare;
3. utilizarea procedurii alternative se aprobă de către biroul vamal de import;
4. declarantul/reprezentantul vamal este obligat să informeze în scris biroul vamal de import în legătură cu orice operaţiune de import înregistrată în aplicaţia SNI şi care nu a primit liber de vamă, pentru a cărei finalizare se solicită utilizarea procedurii alternative;
5. biroul vamal de import acceptă o declarație vamală de import în procedură alternativă cu condiţia ca aceasta să fie întocmită folosind modelul de document pus la dispoziţia operatorilor economici pe site-ul www.customs.ro;
6. documentul permite crearea unei declaraţii vamale prin alte mijloace pentru schimbul şi stocarea informaţiilor decât aplicaţia SNI. Documentul se descarcă de către operatori, se completează cu respectarea regulilor de completare a declaraţiilor/notificărilor prevăzute în anexa B la Regulamentul delegat (UE) 2015/2.446, respectiv la Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2015/2.447;
7. declarantul/reprezentantul vamal tipăreşte documentul în două exemplare: unul pentru declarant/reprezentantul vamal şi unul pentru biroul vamal de import. Cele două exemplare ale declarației vamale de import, în procedură alternativă, se prezintă împreună cu mărfurile la biroul vamal de import pentru a fi prelucrate. Documentul în format electronic xml. sau xls. se transmite biroului vamal de import prin mijloace de comunicare agreate de comun acord;
8. numărul de înregistrare al declarației vamale de import se acordă din Registrul de evidenţă a documentelor vamale întocmite în procedura manuală şi se înscrie manual de lucrătorul vamal pe document;
9. formalităţile vamale de import se derulează în afara aplicaţiei SNI;
10. etapele de vămuire se realizează în mod corespunzător în afara aplicaţiei SNI;
11. dacă sunt îndeplinite condiţiile de acordare a liberului de vamă, lucrătorul vamal menţionează rezultatul controlului şi data liberului de vamă pe document;
12. orice declaraţie vamală de import introdusă în aplicaţia SNI, care nu a fost procesată ca urmare a nefuncţionării aplicaţiei şi pentru care a fost luată decizia de utilizare a procedurii alternative, se invalidează de biroul vamal imediat ce a fost restabilită funcţionarea aplicaţiei;
13. în termen de maximum 24 de ore de la repornirea aplicaţiei SNI, biroul vamal încarcă în sistem declaraţiile vamale întocmite în procedură alternativă care au primit liber de vamă;
14. declaraţia vamală de import cu liber de vamă se încarcă în aplicaţie în format xml. sau xls. şi lucrătorul vamal completează numărul de referinţă dat din Registrul de evidenţă a documentelor vamale întocmite în procedura manuală, data introducerii în aplicaţia SNI, data acceptării şi data liberului de vamă, înregistrează în declaraţia vamală de import decizia de control şi rezultatele controlului. După completarea şi validarea informaţiilor de către lucrătorul vamal, declaraţia este acceptată şi i se furnizează numărul de referinţă principal (MRN) declarantului/reprezentantului vamal. Starea declaraţiei vamale de import este „Liber de vamă“.