Managementul timpului. Cum sa fii mai eficient la serviciu?

Fost presedinte al SUA intre anii 1953-1961, general in Al Doilea Razboi Mondial si primul comandant suprem NATO, Dwight a fost nevoit sa ia in continuu decizii grele cu privire la multele sarcini asupra carora era concentrat in fiecare zi. Acest fapt a dus in cele din urma la inventarea faimosului principiu Eisenhower, care ne ajuta si astazi sa prioritizam in functie de urgenta si importanta.

Managementul timpului nu este ceva doar pentru manageri si lideri. Este un subiect de care poate beneficia oricine, mai ales daca vrea sa isi imbunatateasca viata profesionala: "Unde sa aloc mai mult timp? Ce este important?"

Primul instrument in managementul timpului, este "to do list", sau foarte cunoscuta "lista" in romana. Neajunsul acestei liste este ca nu separa treburile in importante si urgente. Astfel a aparut "matricea prioritatilor". O poti folosi la munca, acasa si in viata de zi cu zi.

Ce este urgent? Urgente sunt sarcinile care sunt chiar "in fata ta" si pe care vrei sa le faci imediat. Dar sunt ele importante sau nu?

Ce este important? Importante sunt sarcinile care sunt in armonie cu obiectivele noastre, cu viata noastra.

Planifica doar 4-5 ore de munca efectiva pe zi. Munca de birou implica si creativitate, care nu apare la comanda. In domeniile unde creativitatea ocupa rolul principal, pot fi zile in care nu poti lucra deloc si altele in care lucrezi neintrerupt 12 ore. E normal.

Intoarce pagina de ieri, nu-ti irosi timpul gandindu-te la trecut, importanta este ziua de azi si cea de maine.

Fixeaza termene limita pentru fiecare activitate, altfel ele vor avea un timp de finalizare nedefinit.

Foloseste reminderul de la telefon pentru orice, nu te increde prea mult in creierul tau, el retine doar ceea ce ii place.

Atunci cand iti iei liber, deconecteaza-te complet de la munca.

Mai multe ore lucrate, nu inseamna mai multa productivitate. In Germania, orele suplimentare nu sunt vazute cu ochi buni, pentru ca dupa 8 ore, productivitatea oricarei persoane normale scade.

Separa partea de gandire/planificare cu cea de executie, pentru a munci mai repede si a gandi mai bine.

O alta tehnica de eficientizare a timpului este Pomodoro, inventata de Francesco Cirillo in anii 1980. Presupune defalcarea muncii in portiuni a cate 25 de minute, cu pauze de 5 minute intre ele. Dupa patru pomodoro, se ia o pauza de 15-20 de minute de pauza. Exista astfel de timere (cronometrari) si online. Pauzele ajuta la limpezirea mintii, pentru focalizarea ulterioara.

Activitatile din cadranul 2 (zona), iti lasa marja de a le prioritiza, fara a fi sub presiunea urgentei.

Foloseste principiul Pareto¹, cunoscut si sub denumirea de 80/20. 20% dintre activitatile pe care le faceti genereaza 80% din succes, sau
20% din timpul bine administrat va genera 80% din rezultatul dorit. Identificarea activitatilor ce insumeaza 20% efort si genereaza 80% efect, este cheia factorilor de succes in orice afacere sau proiect.

Tot in zona 2 se incadreaza foarte bine dictonul romanesc: "Nu lasa pe maine ce poti face azi". Nu tine sedinte fara o agenda stabilita anterior sau fara ca macar sa se stie care este obiectivul ei. In urma fiecarei sedinte, fiecare participant sa primeasca in scris, pe e-mail sarcinile convenite sau sumarul clar a ceea ce s-a stabilit. Asa numita "minuta sedintei". Fara aceste chestiuni, risti ca sedinta sa reprezinte de fapt un timp pierdut pentru toata lumea.

Observ adesea ca in cultura romaneasca, timpul alocat planificarii este mic si ca se prefera dictonul "vazand si facand". Tarile, care prin cultura lor aloca mai mult timp planificarii, au o rata de succes a proiectelor (incadrare in timp si bani), mult mai buna.

Winston Churchill², spunea ca "Cine planifica defectuos, planifica esecul".

Scrie activitatile pe care le ai de facut in fiecare zi, in cele 4 cadrane, nu-ti ia mai mult de 10 minute.

Cum prioritizezi lucrurile spune foarte multe despre performata muncii tale si despre starea ta generala de a fi. Stresul impreuna cu un prost management al timpului, merg mana in mana.

---

Note de subsol

¹Vilfredo Pareto (1848-1923) – Economist italian, care a observat ca 80% dintre terenurile Italiei sunt detinute de 20% din populatie. Aceasta proportie se regaseste si la nivel mondial sub diverse forme. Ex: 20% dintre oameni folosesc 80% din resurse. 20% dintre clienti aduc 80% din incasarile marilor companii.

²Winston Churchill – Primul ministru al Marii Britanii in cel de Al Doilea Razboi Mondial si intre 1951-1955. In original "He who fails to plan is planning to fail".