Cinci obiceiuri nocive care împiedică antreprenorii să fie productivi și soluții pentru ele

1. Improvizația

Deși este utilă în multe situații, nu poți lăsa totul în seama improvizației și inspirației de moment. Dacă vrei să fii eficient cu timpul pe care ți-l petreci la birou, trebuie să pleci de acasă având în minte un plan bine stabilit. Progamul tău trebuie să fie bine structurat, iar timpul trebuie să fie alocat unor sarcini precise. Dacă ai nevoie să incluzi și alte activități neprevăzute în lista lucrurilor de rezolvat, cel mai bine ar fi să programezi un anumit moment al zilei pentru acest lucru.

O astfel de planificare este utilă mai ales la începutul unei afaceri, atunci când tot ceea ce faci este nou și crezi că merită atenția ta neîngrădită.
Deși te poate ajuta în timpul unei prezentări, trecând mai ușor peste un moment dificil, improvizația permanentă pe durata unei zile te poate face să lucrezi haotic, să nu duci nimic la bun sfârșit și să termini ziua complet lipsit de energie.

2. Discuțiile dese

În anumite momente, activitățile zilnice sunt întrerupte de necesitatea de a răspunde la telefon, de a citi un e-mail sau de a ne consulta cu alți membrii ai echipei. De aceea, este util să stabilești în ce fel comunici pe durata zilei.

Unele persoane preferă să poarte discuțiile prin intermediul e-mailului, considerând că un apel telefonic îi scoate din ritmul de muncă și îi împiedică să își reia activitatea la aceeași intensitate, imediat.

De asemenea, poți stabili care sunt orele din zi la care răspunzi la masajele primite. Este important să oferi un răspuns rapid, însă nu poți răsunde tuturor mesajelor în cinci minute de la primire, atunci când primești zeci de mesaje zilnic.

3. Dorința de a face totul

La fel ca și în cazul celor discutate anterior, delegarea sarcinilor face parte din acele sfaturi deosebit de utile pe care cineva ți le-ar putea oferi. Pe măsură ce afacerea ta va crește, la fel se va întâmpla și cu numărul sarcinilor tale. Astfel, dacă vrei să rămâi în continuare eficient, va trebui să te preocupi doar de ceea ce faci cel mai bine, iar atunci când poți delega, fă-o fără ezitare.

În plus, afacerile care se bazează pe un număr mai mare de persoane sunt mai stabile și au șanse mai mari de a reuși. Dependența de o singură persoană plafonează capacitatea afacerii de a se dezvolta la nivelul unui singur individ.

4. Ideile noi pot amenința planurile deja începute

E foarte bine să ai idei noi, iar multe dintre ele pot fi extrem de interesante. Însă mai important decât să ai idei noi este să te ții de cele vechi. Nu abandona deja un plan început, doar pentru că ți se pare că ai o altă idee mai bună.

Atunci când se întâmplă lucrul ăsta, notează-l în agendă și continuă să lucrezi la implemenarea ideii vechi.

Progresul unui proiect trebuie măsurat periodic, prin trasarea unor obiective intermediare: dacă vrei să organizezi peste o săptămână o conferință, iar încă nimeni nu s-a înscris, atunci planul tău nu merge așa cum ar trebui. De aceea, poți revizui ideile vechi pe măsură ce le implementezi. Tot într-un astfel de moment poți aduce în discuție noile tale idei care ar putea îmbunătăți afacerea.

Dar abandonarea unui plan deja început, doar pentru a începe ceva complet nou de la zero, nu este ceva ce ar trebui să faci.

5. O afacere lipsită de orice proceduri

O afacere nouă nu este o mașină pusă la punct, care să pornească și să funcționeze perfect. O afacere nouă este, mai degrabă, un prototip, pe care trebuie să îl supraveghezi de aproape, iar multe imperfecțiuni le vei găsi cu timpul.

De aceea, este important să stabilești proceduri de lucru și sarcini precise, în așa fel încât problemele apărute să fie tratate cu rapiditate.

Matricea priorităților îți poate rezolva problemele de performanță

Un instrument deosebti de util în planificarea activităților zilnice este matricea priorităților.  Acest exercițiu este ușor de pus în practică și presupune să îți începi ziua alocând câteva minute unei planificări precise:

1. Fă o listă cu toate activitățile pe care le ai de desfășurat pe durata zilei;
2. Gândește-te ce activități sunt importante și ce activități sunt urgente. De cele mai multe ori, aceste două tipuri de activități nu sunt identice, astfel că vei putea să le separi cu ușurință;
3. Împarte o foaie de hârtie în patru pătrate egale și notează-ți activititățile zilnice astfel:

• în primul pătrat, notează activitățile importante și urgente.
• în cel de-al doilea pătrat, notează activitățile importante, dar care nu sunt urgente;
• cadranul 3 alocă-l activităților mai puțin importante, dar care sunt urgente;
• în final, în ultimul cadran vei completa activitățile lipsite de importanță și care nu sunt nici urgente.

Acest exercițiu te poate ajuta să stabilești ce activități trebuie să desfășori pe durata unei zile:

• Timpul tău zilnic trebuie să cuprindă cât mai multe activități din cadranul 1. Aceste activități sunt urgente și importante, astfel că îți poți îndrepta atenția asupra lor: semnarea unui contract, negocierea unei oferte, etc;
• Activitățile mai puțin urgente, însă care sunt importante, le poți planifica pentru alte zile din săptămână. În această categorie sunt incluse activitățile pe care doar tu le poți realiza, însă ele nu trebuie să fie desfășurate în prezent;
• Activitățile mai puțin importante, dar urgente trebuie rezolvate pe loc, însă nu de către tine. Acceptă că o parte din atribuțiile tale trebuie să le delegi, iar acesta este exemplul perfect: stabilirea unei întâlniri trebuie planificată, dar de aceste detalii se poate ocupa altcineva din echipa ta;
• Activitățile lipsite de importanță și care nu sunt nici urgente pot fi, pur și simplu, tăiate de pe listă, sau le poți suprapune peste alte activități ale zilei, atunci când este posibil. Spre exemplu, poți citi presa în timpul pauzei de masă.

Despre cum poți utiliza matricea priorităților pentru planificarea activităților de la muncă sau de acasă poți citi mai multe în acest articol.

Notă: Acest articol face parte dintr-o campanie derulată de avocatnet.ro pentru informarea antreprenorilor care intenționează să lanseze sau să conducă o afacere. Celelalte materiale din serie pot fi citite aici.