Greseala mare: chitante catre Persoane Fizice - cum pot repara situatia

Analizam mai jos cazul unei societati care vinde produse pe care le trimite clientilor persoane fizice si juridice prin firma de curierat/posta. Vom analiza ce documente emitem pentru incasare in urmatoarele situatii si in ce moment al derularii actiunii:


- vanzare catre persoane fizice (banii se primesc in numerar, cu mandat postal, dupa 3 zile de la emiterea facturii si trimiterea produselor).

- vanzarea catre persoane fizice (banii se primesc de la firma de curierat in contul curent - virament bancar)

- vanzarea catre persoane juridice pentru se primesc banii in numerar peste 2 zile de la firma de curierat care pune la dispozitie o chitanta pe numele clientului

Ca regula generala, in cazul vanzarilor de bunuri in sistem curierat, societatea vanzatoare nu emite chitante catre clienti concomitent cu emiterea facturilor intrucat chitantele se elibereaza doar de catre cei care incaseaza numerarul si numai la momentul incasarii efective.

Prin urmare, la incasarea numerarului de la client (indiferent ca este persoana fizica sau persoana juridica) firma de curierat emite in nume propriu un formular adaptat de chitanta intitulat "chitanta-ramburs cont colector", in care va mentiona in mod specific la rubrica "explicatii" din formular "ramburs la factura …. pentru expeditorul ….".

Ulterior, pentru decontarea sumelor incasate de la clienti prin intermediul firmei de curierat se va emite o factura de decontare (cu o lista anexata a clientilor si sumelor achitate prin sistemul ramburs), cu mentiunea ca aceasta nu este obligatorie, ci optionala, asa cum se specifica si la pct. 19 alin. 5 lit. b din Normele metodologice date in aplicarea art. 137 alin. 3 lit. e din Codul fiscal. Intocmirea documentelor pentru incasarea propriu-zisa a sumelor inscrise in factura de decontare se realizeaza in functie de modalitatea de incasare, respectiv chitanta (pentru numerar) sau extras de cont si ordin de plata (pentru virament bancar).

In situatia in care contravaloarea marfii este ridicata direct in numerar de la oficiul postal, pentru inregistrarea in registrul de casa se va utiliza documentul eliberat de posta sau, in lipsa acestuia, o dispozitie de incasare catre casierie.

Catre initiatoarea topicului: urmariti raspunsurile Dlui Blaga si, fara suparare, nu mai cititi pe Internet, ci legea.

Atunci cand expedierea se face catre clienti persoane fizice, prin curier, nu se emite decat factura, fara chitanta sau bon fiscal. Dovada incasarii banilor este pe extrasul de cont. reprezentat prin viramentul de la firma de curierat (in cazul de fata, daca banii au fost predati in mana de curier, vanzatorul a primit un borderou de la acesta).

Deci chitanta nu avea ce sa caute in coletele trimise de inititator, iar intrebarea lui, la care nu s-a gasit inca raspuns, este cum ar putea sa anuleze aceste chitante (altfel ar insemna ca a incasat de doua ori). Nu sunt de specialitate, nu pot sa-i raspund la intrebarea asta, dar am convingerea ca pentru un contabil e floare la ureche. Vad totusi ca se discuta deja pe trei pagini si nimeni n-a venit cu informatia asta, singura care ii era necesara initiatorului.