UPDATE: Dosarul salariatului 2020: Epidemia obligă angajatorii să revizuiască dosarul fiecărui angajat. Ce documente trebuie adăugate

Potrivit Hotărârii Guvernului 905/2017, orice angajator trebuie să întocmească un dosar personal pentru fiecare dintre salariații săi, să-l păstreze în bune condiții la sediul său și să îl prezinte inspectorilor de muncă la solicitarea acestora, în cadrul controalelor.

Angajatorii care nu țin aceste dosare la sediu riscă să fie amendați, de către inspectorii muncii, cu sume între 2.000 și 5.000 de lei, conform articolului 8 din actul normativ. Totodată, cei care refuză să pună la dispoziția inspectorilor documentele care stau la baza înregistrărilor în Revisal, adică inclusiv a celor care figurează în dosarele salariaților, riscă amenzi între 5.000 și 8.000 de lei. Iată de ce e important ca angajatorii să țină aceste dosare la sediu într-o formă conformă cu obligația legală.

Prin acest dosar personal se transpun, practic, în format tipărit, datele înregistrate de către angajator în Revisal și se certifică legalitatea și corectitudinea completării informațiilor.

Atenție! Dosarul personal se întocmește pentru toți angajații, indiferent de tipul contractului de muncă încheiat cu aceștia (pe perioadă nedeterminată sau determinată) sau de tipul normei (normă întreagă sau parțială).

HG 905/2017 stabilește că dosarul personal al salariatului trebuie să cuprindă cel puțin următoarele documente:

• actele necesare angajării;
• contractul individual de muncă;
• actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă;
• acte de studii/certificate de calificare;
• orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în Revisal.

În contextul epidemiei de coronavirus, angajatorii au tot umblat și poate că vor mai umbla din nou în perioada următoare la dosarele salariaților. De ce? Câteva exemple relevante sunt actele adiționale încheiate pentru trecerea salariaților pe telemuncă sau pe munca la domiciliu, actele adiționale încheiate pentru modificarea programului de lucru sau actele referitoare la suspendarea contractelor de muncă pentru intrarea în șomaj tehnic. Totodată, în perioada aceasta mai pot fi încheiate acte privind încetarea contractelor de muncă (automat, prin acordul părților sau la inițiativa uneia dintre părți, inclusiv prin concediere).

Important! Orice salariat actual sau fost salariat poate cere în scris angajatorului copii ale documentelor din dosarul personal, care trebuie furnizate în cel mult 15 zile lucrătoare. Încălcarea obligației poate aduce angajatorului o amendă între 300 și 1.000 de lei, conform aceluiași articol 8 din hotărâre.

Ce conține, practic, un dosar personal?

A. Documente solicitate la încheierea contractului individual de muncă:

• cererea salariatului privind participarea la selecția în vederea ocupării unui post;
• CV-ul;
• fișa de observație/de evaluare la interviu (întocmirea acestei fișe este facultativă, însă, dacă a fost folosită, este bine să fie inclusă în dosarul personal);
• lucrarea scrisă și/sau evaluarea practică, în caz de concurs (concursul este opțional în cadrul angajatorilor privați, fiind obligatoriu doar la instituțiile publice, conform art. 30 alin. 1 din Codul muncii);
• informarea prealabilă la întocmirea și/sau modificarea contractului individual de muncă (conform art. 17 din Codul muncii) - foarte utilă angajatorului, care în caz de litigii trebuie să dovedească faptul că salariatul fusese informat despre coordonatele viitorului contract individual de muncă;
• buletin/carte de identitate (copie);
• acte de studii;
• autorizații și avize cerute de lege pentru salariați;
• cazierul judiciar (este cerut pentru gestionari, de exemplu, în baza Legii 22/1969. Atentie: angajatorii îl pot cere numai unde există o obligație legală, altfel riscă amendarea).
• acte privind starea civilă;
• certificate de naștere pentru copii și declarație privind persoana care are copii în întreținere (documente utile deoarece, conform Codului fiscal, contribuabilii care au persoane în întreținere beneficiază de anumite deduceri din salariu);
• adeverințe privind timpul lucrat în alte unități;
• foto tip buletin pentru legitimație (unde este cazul);
• decizie și notă de lichidare a datoriilor la vechiul loc de muncă. Decizia este obligatorie la încetarea contractului individual de muncă, în vreme ce nota de lichidare nu mai este reglementată (decat în normele -- adesea interne -- ale anumitor angajatori) și este opțională;
• eventual, o caracterizare de la ultimul loc de muncă;
• fișa de aptitudine (adeverința medicală), care certifică starea de sănătate generală (este în format tip, se întocmește de medicul de medicina muncii în urma examenului medical);
• alte acte care certifică situația socială și/sau de sănătate a salariatului.

B. Contractul individual de muncă și actele adiționale la acesta

Încadrarea în muncă a unei persoane se realizează prin încheierea unui contract individual de muncă între persoana care prestează muncă și persoana juridică în beneficiul căreia este prestată munca (angajator). Contractele individuale de muncă se încheie în formă scrisă. Obligația de a încheia contractul de munca în formă scrisă revine angajatorului. Contractul individual de muncă se întocmește în două exemplare: unul pentru salariat și unul pentru angajator (exemplar ce se păstrează la dosarul personal al salariatului).

Modelul contractului de muncă și elementele pe care trebuie să le conțină obligatoriu documentul sunt precizate în acest articol.

C. Fișa de post

Fișa postului este un document anexat la contractul individual de muncă, pe care orice angajator trebuie să îl întocmească. Acest act este esențial pentru stabilirea, derularea și încetarea raporturilor de muncă. În plus, conține informațiile necesare unui angajat, astfel încât acesta să își poată desfășura activitatea în condiții normale.

Mai multe informații despre acest document găsiți aici.

D. Documente întocmite în executarea contractului individual de muncă

• cererile de acordare pentru diferite ajutoare (pentru nașterea copilului, plata salariului în avans etc.);
• evaluările profesionale;
• controalele pe linie profesională și rezultatele lor;
• cererile pentru concediul de îngrijire a copilului, concediul de formare profesională etc.;
• eventualele note explicative sau declarații date de salariat;
• acțele adiționale întocmite odată cu modificarea contractului individual de muncă sau pentru alte situații;
• sancțiunile primite;
• diplomele, calificările, gradele etc. obținute în cursul activității profesionale;
• propuneri, sesizări, incidente;
• evidența concediilor medicale și de odihnă, a învoirilor, absențelor nemotivate etc.

E. Documente ce atestă istoricul evoluției salariatului, cum ar fi:

• evaluări periodice;
• testări;
• participarea la diverse întruniri;
• chestionare.

F. Documente întocmite la încetarea contractului individual de muncă

• demisia, solicitarea încetării contractului de muncă prin acordul părților etc.;
• decizia corelativă din partea angajatorului;
• nota de lichidare;
• acte specifice (spre exemplu, dacă salariatul a produs pagube) etc.

Conform HG 905/2017, la solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul este obligat să elibereze:

• copii ale documentelor existente în dosarul personal, în 15 zile lucrătoare;
• un extras din Revisal sau o adeverință care să ateste activitatea desfășurată, durata activității, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, astfel cum rezultă din Revisal și din dosarul personal, în cel mult 15 zile de la data solicitării.

În plus, la încetarea contractului de muncă, angajatorul este obligat să elibereze o adeverință de vechime și un extras din Revisal.

Important! Datele personale ale salariaților din Revisal și din dosarele personale trebuie păstrate în condiții corespunzătoare, care să asigure securitatea lor și respectarea prevederilor legale privind protecția datelor personale (GDPR) și ale articolului 25 din Legea contabilității (statele de plată trebuie păstrate 50 de ani). Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiții și pentru orice prejudiciu produs salariatului prin încălcarea obligațiilor legale.