Subiectul și introducerea e-mailului, factorii care determină destinatarul să te respecte

Subiectul unui e-mail. Elemente tehnice

Pentru a înțelege în ce măsură subiectul unui e-mail e important, trebuie să știi că 69% dintre destinatarii unui e-mail îl raportează ca SPAM având ca argument subiectul acestuia. Apoi, ar mai trebui să știi că anumite cuvinte incluse în subiectul e-mailului ar putea activa filtrele de spam de la diverși furnizori de internet, iar mailurile tale nu vor fi livrate către destinatari.

E-mailurile trimise de tine, mai ales dacă sunt trimise de la birou, construiesc, în timp, o “reputație” pentru sursa de la care pleacă (IP-ul tău de la birou). Dacă reputația scade în timp, atunci e-mailurile pe care le trimiți sunt afectate, iar livrarea lor nu se va face în totalitate. Cu cât reputația e mai proastă, cu atât rata de livrare e mai mică. La construirea acestei reputații contribuie mai multe aspecte, printre care numărul de erori pe care le primești ca urmare a trimiterii de e-mailuri (se cheamă bounces și pot fi hard bounces -- atunci când e-mailul către care ai trimis nu există sau domeniul nu există -- sau soft bounces -- când căsuța respectivă de e-mail e plină, spre exemplu). La fel, dacă destinatarii raportează e-mailurile trimise de tine ca fiind spam, atunci acest lucru va afecta reputația întregii liste.

Mai mult, că să revenim la subiectul acestei lecții, atunci când în subiectul e-mailului sau în corpul acestuia se regăsesc o serie de cuvinte pe care filtrele ISP-urilor le-au asociat, în trecut, cu SPAM-ul, atunci e foarte probabil ca mailurile tale să fie filtrate.

Subiectul unui e-mail. Emoția

Atunci când te întâlnești cu cineva pe stradă, îl poți saluta scurt, fără să-l privești în ochi și fără intenția de a te opri să stați de vorbă. Dacă îți dorești să stați de vorbă, cu siguranță faci mai multe lucruri în această direcție, chiar dacă le faci inconștient: îi cauți privirea, te îndrepți cu corpul spre persoana în cauză, eventual încercând chiar să te pui subtil în calea ei pentru a o invita să se oprească, nu-i spui doar “Bună”, ci puțin mai multe cuvinte etc.

La fel e și în cazul e-mailurilor. Am observat că mulți oameni, atunci când scriu e-mailuri, petrec o grămadă de timp cu corpul e-mailului, dar apoi, când termină de scris, se grăbesc să-l trimită, punând un subiect la întâmplare, pentru că “oricum contează ce am scris aici, la subiect nu se uită nimeni”.

Dar subiectul e-mailului trebuie să trezească emoție în mintea destinatarului, tot așa cum încercarea ta de a opri pe cineva pe stradă trebuie să trezească emoție (“da, vreau să stau de vorbă cu tine”) în persoana în cauză. Gândește-te, deci, cum ai putea face să construiești o conversație cu destinatarul, conversație care pornește de la subiect și își găsește apoi finalitatea în corpul e-mailului.

Subiectul unui e-mail. Limbajul

Dincolo de lucrurile pe care le-am spus deja, limbajul din subiectul unui e-mail e, la rândul său, vital. Iată câteva dintre lucrurile de ținut minte:

→ Nu folosi litere mari în subiect. Nu îl va scoate în evidență. Dimpotrivă, chiar, s-ar putea să activeze filtrele de spam de la ISP-uri ori să îl enerveze pe destinatar, care să te raporteze ca spam ori să îți șteargă e-mailul fără să îl citească. Reamintesc ce spuneam într-un alt articol: în internet, dacă scrii cuiva cu litere de tipar, înseamnă că țipi la persoana respectivă.

→ Nu folosi semne de exclamație nenumărate într-un subiect de e-mail. Este enervant să vezi !!!! sau ?!!!? și altele asemenea. Semnele de punctuație au rostul lor și trebuie folosite așa cum trebuie, nici mai mult, nici mai puțin.

→ Scrie corect în subiect. Dacă sunt cuvinte scrise greșit, ai toate șansele să ajungi în coșul de gunoi al destinatarului, înainte chiar să deschidă e-mailul în cauză.

Lucruri ar mai fi multe de spus, dar nu sunt neapărat personalizabile pe nevoile tale de scriere și livrare de e-mailuri. Sfatul meu e, deci, să urmăreșți reputația ta ca expeditor de e-mailuri și să testezi, apoi, mai multe tipuri de introducere în conversație prin subiect. În timp, vei observa ce ți se potrivește și ce nu, pentru că asta e o altă parte importantă a teoriei. Trebuie să o transformi într-o haină pe care te simți confortabil să o porți toată ziua.

Articolul pe care tocmai l-ai citit este un fragment din una dintre lecțiile cursului nostru Scrie e-mailuri mai bune pentru creșterea productivității în echipa ta. Avem și alte cursuri care pot antrena minți curioase pe platforma Inteligo.ro.

La inteligo.ro poți urma online cursuri de tot felul, în ritmul ales de tine. Dar pe lângă dorința de a împărtăși experiențele și informațiile pe care noi le avem, ne dorim și să intrăm în contact direct cu oamenii care ne urmăresc. De aceea, în fiecare săptămână vom veni cu subiecte noi de dezbătut legate de noi, oamenii, și de mecanismele care ne ajută să evoluăm constant în viață și carieră.
Comentariile sunt încurajate. :)