Data încetării CIM și data operării în Reges trebuie să fie identice? Clarificări esențiale pentru angajatori și salariați

• Data încetării CIM și data operării în Reges nu trebuie să fie identice, dar operarea nu poate depăși data încetării contractului, fiind un termen-limită strict.
• Pentru contractele care încetează în zile nelucrătoare, operarea în Reges trebuie făcută în ultima zi lucrătoare anterioară, nerespectarea constituind contravenție.
• În cazuri excepționale (deces, hotărâri judecătorești), termenul de operare în Reges curge de la data luării la cunoștință a evenimentului de către angajator.
• Angajatorii trebuie să acționeze proactiv, să planifice operarea încetărilor CIM în avans și să păstreze dovezi ale momentului luării la cunoștință pentru situații neprevăzute.

Sunt angajatorii obligați ca data calendaristică a încetării CIM să coincidă cu data la care efectuează efectiv operațiunea în registru? Ce se întâmplă dacă ultima zi a contractului este o zi nelucrătoare?

Aceste nelămuriri nu sunt simple detalii administrative, ele au implicații directe asupra drepturilor salariatului (accesul la șomaj, continuitatea în muncă) și asupra obligațiilor angajatorului, a căror nerespectare atrage sancțiuni contravenționale. 

Distincția fundamentală între fapt și procedură

Pentru a înțelege corect mecanismul, trebuie să pornim de la textul HG 295/2025 (care reglementează înființarea și utilizarea Reges-Online), care, deși pare tehnic, stabilește reguli foarte clare.

Avem, pe de o parte, informația care trebuie înregistrată și, pe de altă parte, termenul în care această înregistrare trebuie efectuată.

1. Ce se înregistrează? Art.4 alin. (2) lit. q) din HG 295/2025 prevede obligația de a completa în registru „data și temeiul legal al încetării contractului individual de muncă”. Acesta este faptul juridic, momentul substanțial care produce efecte. Data încetării este, așadar, ultima zi în care contractul de muncă este în vigoare, ziua de la care salariatul nu mai are obligația de a presta muncă, iar angajatorul nu mai are obligația de a plăti salariul. Această dată este stabilită prin acordul părților (încetare cu acord), prin actul unilateral al uneia dintre părți (decizie de concediere, demisie) sau survine de drept (expirarea termenului, deces etc.).
   
   
2. Când se înregistrează? Aici intervine Art.5 alin. (1) lit. f), care stabilește termenul procedural: datele privind încetarea contractului „se transmit cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoștință a evenimentului ce a determinat, în condițiile legii, încetarea contractului individual de muncă.”

Interpretarea practică - data operării NU trebuie să fie identică, dar există un termen limită strict

Analizând textul legal, concluzia este limpede, legea nu impune identitatea celor două date. Ea stabilește un termen-limită. Data operării în Reges poate fi anterioară sau concomitentă cu data încetării CIM, dar niciodată ulterioară. Să exemplificăm:

• Scenariul ideal: Un CIM încetează prin acordul părților vineri, 22 august 2025. Angajatorul poate opera încetarea în Reges joi, 21 august, sau oricând în cursul zilei de vineri, 22 august. Ambele variante sunt perfect legale. Data încetării care va figura în registru va fi 22 august 2025, chiar dacă operațiunea a fost efectuată fizic pe 21 august.
  
  
• Marea provocare - zilele nelucrătoare. Ce se întâmplă dacă ultima zi de contract este sâmbătă? Textul de lege spune „cel târziu la data încetării”. Spre deosebire de alte termene legale care sunt prelungite până în următoarea zi lucrătoare, acest termen este unul fix. Prin urmare, dacă încetarea are loc sâmbătă, angajatorul are obligația să efectueze transmiterea în Reges cel târziu sâmbătă. Practic, pentru a evita orice risc, operațiunea ar trebui realizată în ultima zi lucrătoare anterioară, adică vineri. A amâna transmiterea pentru luni înseamnă a depăși termenul legal, fapta constituind contravenție și putând fi sancționată de Inspecția Muncii.

Cazul special - „data luării la cunoștință”

Legiuitorul a prevăzut și situații excepționale, în care încetarea contractului nu este un eveniment previzibil sau controlat de angajator. De exemplu:

1. Decesul salariatului: Contractul de muncă încetează de drept la data decesului. Însă angajatorul poate afla despre acest eveniment tragic după câteva zile. În acest caz, termenul pentru operarea în Reges curge de la „data luării la cunoștință”, adică din momentul în care i s-a comunicat oficial (de regulă, prin prezentarea copiei certificatului de deces).
2. Hotărâre judecătorească definitivă: O instanță anulează un contract de muncă. Încetarea se va opera în Reges în termenul legal calculat de la data la care angajatorul a luat cunoștință de conținutul hotărârii.

Această nuanță demonstrează că legea este ancorată în realitate, înțelegând că angajatorul nu poate fi obligat să înregistreze un fapt juridic de care nu are cunoștință.

Concluzie și recomandări

Așadar, pentru a răspunde direct întrebării din titlu putem spune că NU, data încetării CIM și data operării în Reges nu trebuie să fie neapărat aceeași. Însă, data operării nu poate depăși, sub nicio formă, data încetării contractului.

Implicit, legiuitorul a trasat o serie de recomandări pentru angajatori, pe care le redau pe scurt, astfel:

1. Proactivitate: Nu lăsați înregistrarea încetării pe ultimul moment. Stabiliți proceduri interne clare pentru a asigura transmiterea datelor în Reges cu cel puțin o zi înainte de data efectivă a încetării.
2. Atenție la weekenduri și sărbători legale: Planificați operarea încetărilor care cad în zile nelucrătoare pentru ultima zi lucrătoare anterioară.
3. Documentare: Păstrați dovezi clare ale momentului în care ați luat la cunoștință de evenimente neprevăzute (deces, hotărâri judecătorești) pentru a justifica eventuala operare ulterioară datei de încetare de drept.

Pentru salariați este important să verifice la scurt timp după încetarea contractului dacă situația lor a fost actualizată corect în sistem, pentru a-și putea exercita neîngrădit drepturile.

În definitiv, respectarea acestui termen, deși pare o formalitate, reflectă gradul de responsabilitate și respect al unui angajator față de lege și față de foștii săi lucrători, contribuind la un climat de muncă echilibrat și predictibil.