Riscuri și recomandări privind serviciile, redevențele și finanțările intragrup

Discuția despre servicii, redevențe și finanțări intragrup, în contextul controalelor ANAF, a avut loc la un eveniment online organizat recent de avocatnet.ro. Citatele de mai jos sunt extrase din prezentările susținute de Lavinia Negoiță, Tax & Accounting Manager, și Cristina Niculcea, Transfer Pricing Manager, de la Viboal FindEx.

1. Ce riscuri sunt?

Cristina Niculcea: „Primul risc este cel al lipsei unei documentări adecvate. Avem, în cazul serviciilor, facturi generice (management fee), fără să se facă trimitere la anexe, în care să fie detaliate tipurile de servicii, oamenii care au prestat serviciile respective (deci, lipsa time sheet-urilor, a rapoartelor de activitate, orice tip de corespondență sau livrabil care să demonstreze realitatea serviciilor). La redevențe, la fel, poate să fie invocată lipsa documentelor care să ateste faptul că ai primit dreptul să utilizezi redevența respectivă (lipsa contractului de licențiere). În cazul finanțărilor, la fel, vorbim despre lipsa contractului de finanțare, în care autoritățile fiscale pot să analizeze și să identifice caracteristicile finanțării (scop, valoare, valută, scadență, rată de dobândă).

Al doilea risc - lipsa beneficiului economic. Avem servicii care sunt percepute ca o duplicare a activităților locale sau ca activități de acționar. Practic, eu nu aveam nevoie de serviciile respective. Mi s-au refacturat niște costuri cu niște servicii care, de fapt, sunt în beneficiul grupului, nu al meu. La redevențe, la fel, se pune problema lipsei beneficiului economic, pentru că, în fapt, brandul respectiv este dezvoltat local sau poate eu nu aveam nevoie de redevența respectivă, pentru că nu o utilizez în activitatea mea (mi-a licențiat know-how-ul de a produce, dar eu produc conform reglementărilor mele interne, am departament de producție, am manual și politici despre cum trebuie să produc și nu înțeleg de ce aș mai primi un know-how de la grup despre cum să produc). Deci, cele care nu își au sensul și n-au o utilitate pentru mine. Iar la partea de împrumuturi - la fel, împrumuturi care sunt considerate nenecesare sau care nu pot fi justificate.

Al treilea risc - partea de deductibilitate. Vorbim clar de deductibilitatea fiscală limitată pentru servicii, care sunt eliminate total sau parțial de la deductibilitate, pentru redevențe, care, la fel, pot fi eliminate de la deductibilitate sau pot fi reîncadrate, și, pentru finanțări, vorbim clar de respectarea plafoanelor legislative privind deductibilitatea cheltuielilor cu dobânzile. Tot pe partea de riscuri, cele mai importante sunt cele generate de reîncadrări. Pot fi reîncadrate finanțări - împrumuturi primite de la grup, ce pot fi reîncadrate ca aport la capitalul social și atunci nu mai vorbim despre dobânzi considerate deductibile, ci vorbim despre dividende. Redevențele, ce pot fi reclasificate în servicii de marketing sau de management și, automat, se schimbă și partea de implicații fiscale. Trecem pe partea de deductibilitate a cheltuielilor. Și, la servicii, reîncadrări - anumite servicii pe care eu le consider ca servicii primite de la grup cu utilitate pentru mine pot fi, de fapt, considerate servicii prestate în interesul grupului, activități de acționar și, automat, ele sunt considerate nedeductibile.

Ultimul impact și risc este cel pe partea de preț de transfer - când, dacă am bifat toate acele aspecte (am documentare, am beneficiu economic, arăt că nu sunt duplicate pe nicăieri, arăt că la împrumuturi am făcut rambursări și așa mai departe), apare ultimul aspect de ajustare de preț de transfer. Întotdeauna să ne asigurăm că, pentru servicii, prețul aferent, pentru redevențe, redevența aferentă, și, pentru finanțări, rata de dobândă aferentă, sunt la nivel de piață.”

2. Ce trebuie știut despre impactul combinat al acestor riscuri?

Lavinia Negoiță: „Trebuie să avem în vedere, din perspectiva impozitului pe profit, implicațiile generate de cheltuielile înregistrate, respectiv că, prin aceste ajustări, automat rezultă un profit impozabil mai mare și un impozit suplimentar de plată. În cazul TVA, trebuie să avem în vedere faptul că, dacă se constată niște tranzacții fictive sau care nu au legătură cu activitatea economică, va fi refuzat dreptul de deducere. Și, automat, intervin și ajustările din perspectiva prețurilor de transfer. Aș mai vrea doar să punctez ceva la finanțări - de avut în vedere regulile valabile cu privire la costurile excedentare și limitarea acestora la calculul de impozit pe profit. Deci, de avut în vedere limitările cu cheltuielile cu dobânzile, care, momentan, se calculează pe acele reguli de determinare a costurilor excedentare ale finanțărilor.”

3. Ce recomandări aveți pentru contribuabili privind serviciile, redevențele și finanțările?

Lavinia Negoiță: „Am vrut să vă facem și niște recomandări cu privire la toate aceste riscuri pe care le întâlnim în inspecții. Prima recomandare, la servicii, este să avem contracte și acestea să fie clare și bine întocmite, dar și anexele acestora e bine să existe și să fie utile în privința definirii serviciilor, a specificării exacte a ceea ce se prestează (tocmai pentru a avea elemente și corelații între prestarea efectivă și beneficiul serviciilor respective pentru contribuabil și, totodată, ca să fie mai puțin reîncadrabile ca cheltuieli în favoarea acționarilor). (...)

O altă recomandare ar fi pregătirea unei documentații pentru acel test al beneficiului. Orice fel de documente, indiferent cum se numesc acestea (rapoarte de activitate, time sheet-uri și așa mai departe), pot aduce plus valoare în ceea ce privește demonstrarea beneficiului pentru societate. Aici, de avut în vedere să vă raportați și la obiective, strategii și acțiuni, dar și la rezultate (respectiv, am contractat servicii de management, iar prestatorul a avut următoarele rezultate, dovedite în baza unor situații interne sau rapoarte, proceduri interne, orice documente ce pot ajuta în acest sens). Similar contractelor, vă recomandăm ca și facturile emise pentru astfel de servicii să fie detaliate corespunzător. Descrierea acestora să fie una care să «ajute» tranzacția. Și, totodată, cheile de alocare, în cazuri de refacturări sau de alocare a costurilor în cadrul grupului, să fie justificate și bine documentate.”

Cristina Niculcea: „Aș vrea să vorbesc pe scurt despre recomandările de la redevențe și finanțări. Pentru redevențe, recomand să existe un contract de licențiere intragrup și în cadrul contractului să fie prevăzută rata de redevențe. Cel mai corect și cel mai OK de justificat ar fi ca redevența să fie stabilită ca procent dintr-o anumită bază de venituri (cifră de afaceri, profit operațional). De ce? Pentru că poate fi ușor de documentat. Dar cel mai important aspect este că acest nivel de stabilire a redevenței, ca procent dintr-o bază de venituri, este cel care reflectă cât mai corect realitatea economică. Practic, cu cât tu utilizezi mai mult activul intangibil respectiv (că vorbim de know-how, că vorbim de marcă de comerț) și-ți cresc veniturile datorită utilității acestuia, e clar că trebuie să plătești o redevență mai mare. Deci, raportează oarecum plățile la nivelul beneficiului economic. Și, bineînțeles, de analizat dacă sucursala din România, dacă filiala respectivă aduce un aport redevenței (dacă are cheltuieli de marketing, de creștere a notorietății brandului), caz în care trebuie să se țină cont și de aceasta în stabilirea remunerației.

Pe partea de finanțări, din punctul meu de vedere, este important să existe, deși poate, de multe ori, nu există contracte încheiate intragrup pentru finanțări. De ce? Pentru că acolo se pot vedea și puteți indica clar caracteristicile finanțării (ce sumă s-a acordat, cu ce scop, cu ce termen de rambursare, dacă sunt prevăzute anumite tranșe de rambursare, la ce rată de dobândă). Clar, existența acestui contract și a acestor aspecte relevă clar caracteristicile finanțării și face mai ușor de susținut finanțarea în fața autorităților fiscale. De urmărit disciplina financiară privind finanțarea - este important să existe, la o anumită perioadă, rambursări ale împrumutului sau plăți de dobândă. Pentru că, în mod normal, dacă ați fi primit finanțarea din altă parte, nu din partea grupului, nu ați fi lăsat această finanțare fără astfel de plăți timp de ani de zile. Atâta timp cât nu există astfel de rambursări sau plăți de dobândă, crește, cu atât mai mult, riscul ca autoritățile fiscale să reîncadreze finanțarea respectivă.

O altă recomandare pe care v-aș face-o ar fi ca, în momentul în care se stabilește o finanțare și o rată de dobândă intragrup, să țineți din ce în ce mai mult cont de credit rating-ul debitorului. Dacă dumneavoastră sunteți compania care primește finanțarea de la grup, este important ca rata de dobândă să țină cont și de acest aspect. Pentru că, pentru același tip de împrumut, dacă entitatea-mamă a dat unei filiale dintr-o altă țară și dumneavoastră, nu se poate prezuma că ar trebui aplicată aceeași rată de dobândă, pentru că filiala respectivă poate să aibă un alt credit rating (poate să fie mai puțin riscantă sau mai riscantă decât dumneavoastră). Pe partea de reguli fiscale, știm cu toții că trebuie să se respecte clar plafoanele de deductibilitate. Pe partea de cash pooling, trebuie urmărit clar rolul societății dumneavoastră (dacă este deponent sau dacă primește finanțare) și stabilită o rată de dobândă corespunzătoare. La fel, la partea de garanții, dacă există contracte de garantare intragrup, important este ca acestea să fie însoțite de un comision de garantare.

Un alt aspect pe care l-aș preciza: este important să realizați o revizuire periodică a ratelor de dobândă. De fapt, o recomandare ar fi să nu stabiliți rata de dobândă în formă fixă. Cel mai prudent ar fi să stabiliți rata de dobândă intragrup sub o formă variabilă și o marjă de profit. De ce? Vă protejează mult mai bine la eventualele fluctuații din piață. Stabilirea unei rate de dobândă fixă vă poate aduce în situația ca după câteva luni să nu vă mai încadrați în intervalul de piață. Deci, prima recomandare ar fi ca rata de dobândă să se stabilească variabil (indice de referință plus marjă) și, bineînțeles, la o anumită perioadă să realizați și o revizuire (să verificați dacă, în continuare, cu marja respectivă aplicată peste indicele de referință mai sunteți în piață sau nu).”

4. Ce recomandări generale aveți pentru contribuabili?

Lavinia Negoiță: „Prima recomandare pe prețuri de transfer este, evident, să aveți întocmit dosarul de prețuri de transfer. Și astfel de analize în prealabil sau voluntare sunt binevenite, tocmai pentru a vă ajuta să demonstrați faptul că tranzacția dumneavoastră este la preț de piață sau are elemente care pot evita astfel de reîncadrări nefavorabile pentru societate. O altă recomandare ar fi pregătirea unui «inspection pack», care se referă la acest dosărel pentru fiecare tranzacție (care să aibă în vedere contractele, facturile, deținerea de livrabile și documente justificative care să ajute la realizarea efectivă a tranzacției și la beneficiul acesteia pentru societate).

Și aceste benchmark-uri, analize să fie făcute în prealabil, pentru a le avea ca dovezi pentru justificarea prețurilor utilizate. În mod evident, recomandăm o coerență cât mai precisă între toate aceste documente - acestea să se completeze între ele. De asemenea, revenim la recomandarea cu privire la clauzele contractuale care trebuie să fie cât mai clare și precise și să vă ajute în tranzacțiile desfășurate. Și revizuirea periodică a tranzacțiilor efectuate, tocmai pentru a anticipa diverse contestări și abordări nefavorabile, din multe puncte de vedere, de la reîncadrarea acelor dobânzi și până la modificări legislative ce pot interveni și vă pot reîncadra o tranzacție veche aflată în desfășurare.”