Ieșire dintr-un contract păgubos cu o firmă din Austria. Care sunt pașii pe care ar trebui sa-i urmăm? Nu suntem dispuși să plătim pentru ceva ce nu am primit

Stimate utilizator, contractul nu este decat o hirtie, el devine pagubos cand este prost gestionat!
Conform celor declarate, in instanta, aveti toate sansele sa scapati cu o penalitate de max 20% din valoarea totala a contractului, de vazut care este tribunalul competent mentionat in contract (se vor adauga si costurile de reprezentare juridica locala).
Pe viitor nu mai semnati niciodata asfel de conditii contractuale abuzive, managerul hotelului a vazut ca are in fata sa niste incepatori dpvd contractual si a abuzat.
In toate contractele pe evenimential sunt specificate datele limita de anulare contractuala cu penalitati de 0%, 30%, 50% etc...!
Cu 2 luni inainte de data evenimentului orice hotel are inca timp sa organizeze o nunta sau o adunare de veterani etc... .
@cyan v-a indicat, foarte judicios, sa urmati pista interventiei managerului grupului.
La nivel grup referinte proaste, reclamatiile si proasta publicitate, mai ales in evenimential, sunt o adevarata catastrofa financiara.
Afacerea, cu situatia bine gestionata la nivel grup, poate produce 0% penalitati + rabat comercial pentru a organiza evenimentul prevazut la o data ulterioara + licentierea managerului actual al hotelului.
Curaj

Intamplator lucrez si nu de putini ani in domeniul turismului.
Nu am datele contractului, dar in mod normal un contract este un contract, nu-i asa? Il citesti inainte de semnare (banuiesc ca nu a fost pus in fata , ca la banca sau la IFN-uri, sa semnezi pe loc, fara a avea timp sa pui intrebari...
Chestiunea cu nunta sau adunarea veteranilor sau alt eveniment este foarte relativa. Cu cat timp inainte de petrecerea la restaurant se arvunesc restaurantele (cel putin in Bucuresti)? Am auzit ca doar cu vreo doi ani inainte.
Chestiunea cu meniurile negatite cu doua luni inainte e si nu e aplicabila. Poate hotelul/restaurantul a refuzat pe altii, conta pe un anume castig...
Pana la urma, fiecare prestatar de servicii din turism are /aplica propria sa politica de rezervari/anulari.
Unica sansa este ca managementul grupului sa va faca o favoare (spun"favoare" in ideea ca un contract este un contract - era foarte bine sa analizati/discutati clauza de reziliere inainte de semnarea contractului...)

In Bucuresti se arvunesc restaurantele pentru manele cu 2 saptamani inainte, sau, cu pile sau bacsis pe loc!
In speta pe rol, vorbim de hotel cu o sala (sau mai multe) putind fi utilizata ca sala de conferinta, bal sau simpla sala de restaurant.
Deci nici dvs nici eu nu stim despre care categorie de hotel este vorba, asalandajul hotelului, detaliile contractului, etc... (ma indoiesc totusi ca ar fi vorba de Hyatt sau Sans Souci).
Intr-un grup de turism/hotelarie, politica comerciala este fixata de catre sediu in functie de categoriile unitatilor prezente in structura.
Cu alte cuvinte, "fiecare prestatar de servicii din turism are /aplica propria sa politica de rezervari/anulari." este o afirmatie falsa!
Ceea ce ne readuce la problema unei gestiuni corecte a litigiului comercial in fata managementului la nivel grup (la nivel management al hotelului negocierea este terminata).
Ori, in aceasta relatie comerciala, nu vorbim de favoruri ci de gesturi comerciale.
Utilizatorul, strict conform afirmatiilor sale, are argumente comerciale, argumente care ii permit sa negocieze, nu sa se resemneze la minabila atitudine "conasule n-am stiut, n-am vazut, ai mila de puradeii mei"=favoarea boierului!

Buna ziua,

Multumesc pentru timpul acordat si pentru raspunsul dvs.

Este vorba despre un grup mare de hoteluri si organizam conferintele noastre doar la locatii de 5 stele, gen Ritz, Kempinski, Hilton.

In cazul evenimentului din Vienna este vorba de Meliá Hotels International, iar aceste practici de 100% plata pentru "cancelling" am intampinat doar la contractele din Austria. Mentionez ca in 2017 am platit 60,000 EUR doar pentru inchirirea spatiului la un Austria Center Vienna, dar anul acesta am vrut sa reducem costul si a face mai "controlabil" evenimentul, reducand si spatiul.

Data pe care am dorit sa organizam evenimentul nu a fost disponibilia iar data sugerata de cei din Vienna s-a intamplat sa fie sarbatoare nationala (Corpus Christi) in Austria, acompaniata de 1 Iunie. Acest lucru a adus feedback-ul ulterior de la delegati ca nu pot veni din cauza mini-vacantei si sa punem o alta data. Cu toate ca evenimentul este international, si cei din alte tari au spus ca nu vor gasi nimic deschis pentru a organiza intalniri de afaceri.

Avand cunostiinta in cauza despre cum se intampla lucrurile in Vienna, ne-am mira daca ar fii putut vinde la "alt prost" data de 31 Mai - 1 Iunie.

Inca asteptam raspunsul din partea managementului grupului si va vom tine la curent.

In general, cand se organizeaza un colocviu international primul lucru care se studiaza este programarea (AB-BA)!
Se iau in consideratie nu numai datele de sarbatori religioase dar si datele de sarbatori legale, atât in tara de destinatie a evenimentului cat si in tarile din care provin procentaje importante de delegati.
Cum se pare ca aceasta conferinta pe care dvs vreti s-o organizati este urmata de intalniri de afaceri, trebuie sa tineti cont si de evenimentele din mediul de afaceri local.
In general luna mai este de sters din calendarul de programare a colocviilor, conferintelor, etc..., se pot organiza colocvii de prezentare de produse (ex.: medicamente, unde medicii primesc invitatii de tipul dl. Dr + 1 (indispensabilele lor secretare).
Trebuie sa intelegeti ca partenerul dvs comercial, hotelul, va propune date la care este dificil de umplut o sala la un pret scazut si, la datelele curente va practica pretul pietei in zona de asalandaj a unitatii de turism respective.
Deci, inca o data, organizatia dvs a fost cea care a gestionat prost acest dosar.
Repet ceea ce am mai scris: mentineti contactul cu managementul grupului si negociati punand in balanta toata greutatea comerciala a organizatie pe care o reprezentati.
Aveti sanse sa obtineti ceea ce v-am indicat deja.
Inca un lucru important, cand contractati sunteti in pozitie de forta, nu ezitati sa mentionati concurenta, mai ales in capitalele tarilor civilizate unde panelul de prestatori este bine furnizat in toate categoriile de calitate de prestatie cautata.
Viena este o capitala unde concurenta fuctioneaza la fel de bine ca la Berlin, Paris, etc...!
PS: Unul din grupurile de hotelarie pe care dvs le mentionati nu este o referinta de excelenta internationala, intr-unul din hotelurile acestui grup am luat raie, nu pot sa-l numesc nici sa-l localizez pt ca, cotractual, grupul m-a despagubit (10.000$ + 1 saptamana pt 2 persoane oferita intr-unul din hotelurile lor din LA (off tourist season), fara actiune in justitie in USA).