Plătitorii de TVA și aspectele contabile de care trebuie să țină cont atunci când au o întreprindere mică

Există două modalități de înregistrare în scopuri de TVA: prima este cea prin opțiune, iar a doua este cea la atingerea plafonului minim obligatoriu de plată a taxei pe valoare adăugată.

Cum orice decizie trebuie luată după o cercetare amănunțită a ceea ce presupune să devii plătitor de TVA, este bine să ai în vedere și ce presupune înregistrarea în acest scop din punct de vedere contabil. Mai precis, ce documente fiscale trebuie să pregătești în plus, dar și ce avantaje vei avea în comparație cu neplătitorii acestei taxe.

Din articolul de mai jos vei afla cum poți deveni plătitor de TVA și ce impact va avea acest lucru asupra afacerii tale mici din punct de vedere contabil, precum și alte aspecte legate de aceasta taxa.

1. Când devine o firmă plătitoare de TVA

Firmele românești, indiferent de mărimea lor, nu sunt obligate să devină plătitoare de TVA la înmatriculare, de aceea există două căi prin care acestea se pot înregistra în acest scop. Legislația în vigoare, însă, este destul de stufoasă, astfel încât impune anumite reguli în funcție de mărimea societății.

Atunci când alegi să înființezi o firmă mică din categoria IMM-urilor (întreprinderilor mici și mijlocii), trebuie să ai în vedere mai multe aspecte atunci când alegi să devii sau nu plătitor de TVA.

În acest moment, firmele mici sunt definite ca societăți cu o cifra de afaceri sub 300.000 de lei (echivalentul a 88.500 de euro), acestea putând opta pentru regimul special de scutire, ceea ce presupune că nu sunt obligate să facă trecerea de la neplătitor la plătitor de TVA.

În afara regimului special, dacă ai o înteprindere mică, ai următoarele variante la dispoziție atunci când alegi să devii plătitor de TVA:

• înregistrarea prin opțiune, care este o practică des întâlnită;
• înregistrarea ca plătitor de TVA la atingerea cifrei de afaceri minime obligatorii.

Atunci când iei una dintre cele două decizii, este bine să fii conștient și de implicațiile pe care aceasta o va avea asupra contabilității firmei. De asemenea, înregistrarea în scopuri de TVA are câteva avantaje, așadar, dacă plănuiești să devii plătitor al acestei taxe, te poți bucura de ele.

1.1. Cum devii plătitor de TVA

Dacă te-ai hotărât și te întrebi cum devii plătitor de TVA chiar și atunci când ai o societate mică care se află la început de drum, acest pas se poate face imediat după înmatricularea la Registrul Comerțului la sediul ANAF în județul în care a fost înregistrată firma.

Pentru a te înscrie în registrul plătitorilor de TVA vei avea nevoie de mai multe documente justificative, în funcție de tipul de înregistrare pentru care optezi.

Pentru început, poți face o verificare dacă te încadrezi ca plătitor de TVA astfel:

• societatea ta a depășit sau estimezi că va depăși cifra de afaceri anuală de 300.000 de lei;
• ai optat pentru TVA la încasare sau lunar.

Înregistrarea ca plătitor de TVA la înființare nu are nevoie de aceste verificări, așadar poți depune actele necesare direct la ANAF.

1.2. Înregistrarea în registrul plătitorilor de TVA prin opțiune

Una dintre cele mai des întâlnite tipuri de înregistrare în scopuri de TVA în rândul firmelor mici și al startup-urilor este cea prin opțiune.

Condițiile înregistrării ca plătitor de TVA prin opțiune sunt simple, având nevoie doar de completarea unui formular – declarația de mențiuni 010 – și depunerea unei declarații pe propria răspundere. Aceasta din urmă trebuie completată de unul dintre următorii:

• adminstratorii firmei în cazul firmelor înmatriculate în conformitate cu Legea societăților nr. 31/1990;
• asociații care dețin cel puțin sau mai mult de 25% din capitalul social al firmei și de către administratori.

Trecerea de la neplătitor la plătitor de TVA prin opțiune se realizează destul de simplu și rapid, decizia de înregistrare fiind emisă de către ANAF chiar și în aceeași zi în care a fost depusa, urmând ca înregistrarea propriu-zisă să fie făcută în 15 zile.

Pentru a fi sigur, în ziua imediat următoare se poate face verificarea ca plătitor de TVA.

Din punct de vedere contabil, când o firma devine plătitoare de TVA va trebui să depună un set de declarații fiscale.

1.3. Cum devii plătitor de TVA la atingerea plafonului obligatoriu

Înscrierea în registrul plătitorilor de TVA devine obligatorie odată ce o firma atinge plafonul de 300.000 de lei. Pentru aceasta, administratorul sau asociații împreună cu acesta trebuie să depună următoarele documente la ANAF:

• declarația pe proprie răspundere a administratorilor sau asociaților;
• informații despre administratorii și asociaților firmei;
• declarația de mențiuni (Formularul 010) și a dovezii transmiterii declarației pe proprie răspundere.

Ca și în cazul înregistrării în scopuri de TVA prin opțiune, și aceasta durează 15 zile.

În ceea ce privește firmele care se încadrează în situația IMM-urilor și care beneficiază de regimul special de scutire de TVA, este bine de avut în vedere că plafonul minim de 300.000 de lei nu se aplică proporțional cu lunile în care societatea a funcționat.

1.4. Plătitorul de TVA și plafoanele impuse de lege

Conform legislației fiscale romanești, în afara plafonului minim de înregistrare ca plătitor de TVA, mai există încă două situații particulare.

Pentru că mai sus a fost menționată plata TVA-ului la încasare, trebuie știut că în aceasta situație se aplica un plafon diferit, și anume cel de 2.250.000 de lei. La atingerea acestuia se poate trece la încasare taxei pe valoare adăugată în regim normal.

Cum societățile romanești pot face și achiziții intracomunitare, există două plafoane care determină trecerea de la plătitor trimestrial de TVA la unul lunar. Astfel, pentru operațiuni neimpozabile, limita minimă este de 10.000 de euro sau echivalentul în lei, însă, se poate opta pentru înregistrare și dacă nu s-a atins această sumă, avantajul fiind opțiunea de plată a taxei pe valoarea adăugată în România atunci când în țara din care s-au realizat achizițiile impuse o cotă mai mare a acesteia.

Atunci când se dorește trecerea de la plătitor de TVA trimestrial la lunar, cifra de afaceri trebuie să fi atins 100.000 de euro.

Așadar, atunci când ai o firmă mică și dorești să devii plătitor de TVA, este bine să ai în vedere și aceste aspecte pentru viitor, chiar dacă într-o prima fază nu se aplică.

Firmele plătitoare de TVA trebuie să respecte câteva reguli în plus atunci când întocmesc și depun declarațiile fiscale, însă acum există diverse programe care pot ajuta în acest sens. Astfel, respectarea legii se va face întocmai chiar și de cei care nu au acumulat experiența necesară din punct de vedere contabil.

2. Plătitor de TVA – implicații contabile asupra afacerii

Din punct de vedere fiscal, pentru a deveni plătitoare de TVA, o firmă sau o persoană fizică autorizată (PFA) trebuie să încheie operațiuni care să fie supuse plații taxei pe valoare adăugată. Acestea sunt livrarea de bunuri și prestarea de servicii, precum și închirierea, cesiunea sau intermedierea acestora.

De asemenea, operațiunile intracomunitare, precum importul de bunuri, sunt supuse plații TVA-ului.

Pentru toate acestea se emit facturi care, în cazul plătitorilor de TVA, înseamnă completarea spațiilor special dedicate, și anume cota aplicată și suma aferentă acesteia, pe lângă elementele obligatorii care trebuie să se regăsească pe factura sau bonul fiscal.

În urma încheierii de operațiuni taxabile din punct de vedere al TVA-ului, firmele trebuie să depună câteva declarații fiscale atât pentru cele înregistrate în acest scop, dar și pentru cele neinregistrate, după cum urmează:

• formularul 300 – decont de TVA, necesar firmelor înregistrate în acest scop ;
• declarația 394 pentru firmele înregistrate ca plătitoare de TVA pentru livrări de bunuri, prestări de servicii, achiziții la nivel național;
• formularul 301 – decont special de TVA, necesar societăților neplatitoare a taxei pe valoare adăugată;
• formularul 010 pentru înregistrare fiscala, radierea înregistrării fiscale sau mențiuni speciale;
• declarația 390 pentru livrările, prestările și achizițiile intra-comunitare.

Formularele 300, 301 și declarația 309 trebuie depuse până la data de 25 a lunii curente pentru luna care s-a încheiat, în timp ce 394 are ca dată de depunere 30 a lunii următoare după perioada de raportare.

Perioada de declarare și plata TVA-ului este lunară sau trimestrială, în anumite condiții.

 Atunci când ești la început de drum în lumea afacerilor și alegi să devii plătitor de TVA, un soft de contabilitate gratuit te poate ajuta în toate demersurile pe care le de făcut pentru o raportare corecta și, mai ales, în timp util pentru a evita penalitățile. 

3. Trecerea de la neplătitor la plătitor de TVA

Când alegi să înființezi o firmă, chiar și una mică, precum un PFA, se poate să te confrunți cu dilema dacă ar trebui sau nu să devii plătitor de TVA.

Trecerea de la neplătitor la plătitor de TVA se poate face imediat după începerea activității, după cum a fost descris mai sus, sau la atingerea plafonului minim impus de lege. Cel mai simplu mod de a afla când este un moment propice să faci acest pas este să faci anumite proiecții legate de încasările firmei plecând de la planul de afaceri și scopurile pe care ți-ai propus să le atingi în primii ani ai societății.

Pentru că decizia de a trece firma de la neplatitoare la plătitoare de TVA este una importantă nu doar din punct de vedere al încasărilor, ci și contabil, este bine să ai în vedere și acest aspect și ce va însemna pentru tine din punct de vedere al declarațiilor fiscale de care va trebui să ții cont.

Plătitor de TVA vs. neplătitor din punct de vedere contabil

Atunci când alegi să devii plătitor de TVA vei avea mai multe declarații fiscale de depus în comparație cu firma neplătitoare, însă și aceasta din urmă trebuie să întocmească cel puțin un document care să ateste plata taxei pe valoarea adăugată.

Cu toate acestea, firmele plătitoare de TVA au și avantaje, iar din punct de vedere contabil, în cazul celor mici, există programe gratuite care au până și asistenți virtuali, cum este CIELITO care poate aminti persoanelor care se ocupă de contabilitate de datele la care trebuie depuse declarațiile.

Atât firmele plătitoare, cât și cele neplatitoare de TVA au avantaje și dezavantaje. Printre beneficiile înregistrării în acest scop se pot numi deducerea TVA-ului prin recuperarea de la stat, precum și posibilitatea de a face achiziții intracomunitare fară încadrarea într-un anumit plafon.

Daca până acum unul dintre dezavantajele majore ale transformării în plătitor de TVA era depunerea unui număr mai mare de declarații fiscale, pentru societățile mici, precum PFA-ul, softurile de contabilitate pot fi de mare ajutor, reducând aceasta povara.

Când hotărăști să înființezi o firmă mică, una dintre cele mai importante decizii pe care le ai de luat din punct de vedere contabil este dacă devii plătitor de TVA sau nu. Pe lângă faptul că înregistrarea în acest scop la înmatricularea societății te va scuti de o procedură ulterioară și perioada de așteptare aferentă, ea va presupune și pregătirea mai multor documente fiscale.

În concluzie, există două modalități prin care poți deveni plătitor de TVA. Prima este cea prin opțiune când firma încă nu a atins cifra de afaceri anuală care te obligă la obținerea codului sau cea obligatorie, atunci când aștepți să atingi plafonul minim de înregistrare.

Indiferent de alegerea făcută, vei avea de depus anumite declarații, însă ca plătitor de TVA vei avea și avantajul de a putea deconta anumite sume aferente taxei pe valoarea adăugată în conformitate cu legea.