O primă schimbare introdusă prin Legea 201/2024, aplicabilă din 29 iunie, stabilește clar că prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică nu se aplică activităților de arhivare a documentelor electronice create și deținute de autoritățile și instituțiile publice în nume propriu și/ sau pentru unitățile, instituțiile și structurile aflate în subordinea sau în coordonarea acestora.

Astfel, autoritățile și instituțiile publice vor putea face arhivarea electronică a documentelor fără a mai parcurge proceduri de acreditare ori notificare specifice unor operatori economici care desfășoară operațiuni în scop comercial.

Apoi se stabilește clar cui îi revine sarcina îndeplinirii activității de arhivare a documentelor electronice. Mai exact, această activitate va fi desfășurată de către creatorul ori deținătorul documentelor, după caz, ca parte a obligațiilor ce îi revin potrivit Legii nr. 16/1996 privind Arhivele Naționale sau de către un furnizor de servicii, în condițiile Legii nr. 135/2007.

Noua lege definește și o serie de noțiuni întâlnite în arhivarea documentelor. Concret, arhiva electronică e definită ca ansamblul documentelor electronice create, primite și păstrate de o organizație în exercitarea activității sale, arhivarea electronică, ca activitate, parte a managementului arhivistic al documentelor, ce implică transferul acestora dintr-un mediu de activitate curentă și păstrarea lor într-un depozit de arhivă electronică, depozitul de arhivă electronică - ansamblul organizaţional, metodologic şi tehnic ce permite păstrarea arhivei electronice, cu asigurarea caracteristicilor iniţiale de integritate, autenticitate şi a posibilităţii de utilizare a documentelor, iar documentul electronic - orice conținut stocat în format electronic, în special sub formă de text sau de înregistrare audio, video sau audiovizuală.

În fine, documentul stabilește o serie de obligații pentru creatorii și deținătorii de documente electronice, cum ar fi adoptarea unui sistem de management arhivistic aprobat de Arhivele Naționale ale României, care să respecte procedurile specifice privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice a documentelor electronice.

În același timp, se stabilește obligația creatorilor și deținătorilor de documente electronice de a le administra astfel încât să se asigure păstrarea integrității, autenticității și posibilității de utilizare a acestora.