Manualul de politici contabile este obligatoriu pentru toate firmele. Ce elemente trebuie să conțină acesta?

Politicile contabile reprezintă principiile, bazele, convențiile, regulile și practicile specifice aplicate de o entitate la întocmirea și prezentarea situațiilor financiare anuale.

Potrivit Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate, aprobate prin Ordinul MFP nr. 1804/2014, exemple de politici contabile pot fi:

• alegerea metodei de amortizare a imobilizărilor;
• reevaluarea imobilizărilor corporale sau păstrarea costului istoric al acestora;
• înregistrarea, pe perioada în care imobilizările corporale sunt trecute în conservare, a unei cheltuieli cu amortizarea sau a unei cheltuieli corespunzătoare ajustării pentru deprecierea constatată;
• alegerea metodei de evaluare a stocurilor;
• contabilitatea stocurilor prin inventarul permanent sau intermitent.

Pentru a simplifica activitatea contribuabililor, MFP a publicat recent un ghid explicativ despre cum se aplică reglementările contabile menționate mai sus, în care se face referire și la obligativitatea redactării politicilor contabile.

Astfel, în aplicarea reglementărilor contabile entităţile trebuie să dezvolte politici contabile proprii care se aprobă de administratori. În cazul entităţilor care nu au administratori, politicile contabile se aprobă de persoanele care au obligaţia gestionării entităţii respective, se arată în ghidul citat.

Reglementările în vigoare prevăd că aceste politici trebuie să fie elaborate având în vedere specificul activităţii, de către specialişti în domeniul economic şi tehnic, cunoscători ai activităţii desfăşurate şi ai strategiei adoptate de entitate.

Concret, politicile contabile nu pot fi unitare sau „standardizate”, întrucât ele trebuie să fie adaptate specificului activităţii entităților, prevede documentul redactat de MFP. Totuşi, regulile şi tratamentele contabile adoptate prin politicile contabile trebuie să fie cele prevăzute de reglementările contabile.

Elemente obligatorii în politicile contabile

MFP a enumerat în ghidul publicat pe site-ul propriu câteva dintre elementele care trebuie cuprinse în politicile contabile.

În primul rând, elaborarea politicilor contabile începe cu identificarea entității căreia îi sunt aplicabile politicile contabile, respectiv denumirea societăţii, adresa, numărul din registrul comerţului, codul unic de înregistrare.

Având în vedere că politicile contabile sunt adaptate specificului activităţii (industrie, construcţii, comerţ, agricultură etc.), fapt ce va determina dezvoltarea anumitor reguli privind evaluarea şi contabilizarea operaţiunilor, trebuie prezentată pe scurt activitatea entităţii, plecând de la actul constitutiv al acesteia.

MFP explică necesitatea acestei prezentări prin faptul că, deşi politicile contabile reprezintă un document intern, acestea sunt analizate/consultate de către auditorii statutari, auditorii interni, organele cu atribuţii de control în domeniul financiar-contabil, personalul din departamentele financiar-contabile etc.

În acelaşi timp, în situaţiile financiare anuale trebuie să fie prezentat un extras din politicile contabile, astfel ca utilizatorii de informaţii să înţeleagă:

• semnificaţia indicatorilor din bilanț;
• contul de profit şi pierdere;
• situaţia modificărilor capitalului propriu;
• situaţia fluxurilor de trezorerie.

Apoi, este obligatorie precizarea cadrului de reglementare în baza căruia au fost elaborate politicile contabile (de exemplu: Prezentele politici contabile sunt elaborate în baza Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare), se arată în documentul citat.

De asemenea, pentru ca politicile contabile să fie fundamentate în baza reglementărilor contabile aplicabile, în ghidul MFP se precizează că este necesară și menționarea punctului din reglementarea contabilă care se referă la problema respectivă.

Notă: În manualul de politici contabile trebuie să existe și o precizare referitoare la conducerea contabilităţii în limba română, chiar dacă obligația respectivă este cuprinsă și în legislaţia naţională.

Este important de știut că este necesară și menționarea monedei în care este ţinută contabilitatea, respectiv leu sau leu şi valută, în cazul tranzacţiilor în valută.

Un alt element obligatoriu în politicile contabile îl reprezintă prezentarea ariei politicilor contabile. Potrivit Finanțelor, trebuie menționat faptul că „Prezentele politici contabile cuprind reguli de recunoaştere, evaluare şi prezentare în situaţiile financiare anuale a elementelor de bilanţ şi cont de profit şi pierdere, precum şi reguli pentru conducerea contabilităţii în societatea X”.

Ghidul redactat de MFP menționează că, în momentul elaborării manualului de politici contabile, trebuie precizat faptul că regulile şi tratamentele contabile cuprinse în politicile contabile trebuie să respecte legislaţia naţională în ansamblul său. În acest sens, aşa cum se menţionează şi în reglementările contabile, este necesară cunoaşterea evoluţiei legislaţiei contabile.

De exemplu: Prezentele politici contabile trebuie aplicate cu respectarea legislaţiei, în general, şi a celei care reglementează aspecte financiar-contabile (ordine ale ministrului finanţelor publice etc.), în mod special. 

Cum pot fi corectate erorile contabile

Manualul de politici contabile trebuie că cuprindă și o parte referitoare la stabilirea modului în care erorile contabile se pot corecta. Potrivit reglementărilor în vigoare, corectarea erorilor contabile are loc astfel:

• erorile aferente exerciţiului financiar curent se corectează pe seama contului de profit şi pierdere, prin stornarea operaţiunilor eronate şi înregistrarea corectă a operaţiunilor. În funcţie de posibilităţile oferite de programul informatic utilizat, se poate preciza dacă stornarea se efectuează prin înregistrarea operaţiunilor iniţiale în roşu sau prin înregistrarea inversă;
• erorile aferente exerciţiului financiar precedent se corectează pe seama rezultatului reportat sau a contului de profit şi pierdere, în funcţie de semnificaţia erorii contabile. În acest caz se va stabili ce înseamnă eroare semnificativă.

Nu uitați că trebuie precizat faptul că politicile contabile aprobate respectă conceptele şi principiile cuprinse în reglementările contabile aplicabile. De asemenea, în măsura în care se doreşte prezentarea tuturor conceptelor şi a principiilor contabile, entitatea poate proceda în acest sens, se menționează în ghidul publicat de MFP pe site-ul propriu.

Documentul Finanțelor mai atenționează și asupra faptului că este obligatoriu să existe o procedură de aplicare a manualului de politici contabile, de eventuală actualizare a acestuia, ca şi un control asupra modului de respectare a acestuia.

Important! În ghidul MFP se arată că aspectele cu caracter general menţionate anterior reprezintă câteva din elementele care ar trebui cuprinse în politicile contabile. În funcţie de necesități, pot fi incluse şi alte prevederi care să reglementeze activitatea financiar-contabilă în entitate.

Politicile contabile pot suferi modificări

Politicile contabile trebuie aplicate în mod consecvent de la un exercițiu financiar la altul având în vedere necesitatea asigurării comparabilității informațiilor prezentate în situațiile financiare anuale. Cu toate acestea, în anumite situații, prevăzute de reglementările contabile, entitățile pot proceda la modificarea politicilor contabile.
    
Astfel, modificarea politicilor contabile este permisă doar dacă este cerută de lege sau are ca rezultat informaţii mai relevante sau mai credibile referitoare la operaţiunile entităţii.
       
Potrivit reglementărilor contabile în vigoare, modificările de politici contabile pot fi determinate de:
    
a) iniţiativa entităţii

În acest caz, modificarea de politică contabilă poate fi determinată de:

• o modificare excepţională intervenită în situaţia entităţii sau în contextul economico-financiar în care aceasta îşi desfăşoară activitatea;
• obţinerea unor informaţii credibile şi mai relevante.

În aceste situații în care entitatea din inițiativă proprie decide modificarea politicilor contabile, este necesară justificarea acestei modificări în notele explicative la situațiile financiare anuale.

Exemple de situaţii care justifică modificarea de politici contabile pot fi:

• admiterea la tranzacţionare pe o piaţă reglementată a valorilor mobiliare pe termen scurt ale entităţii sau retragerea lor de la tranzacţionare;
• schimbarea acţionariatului, datorată intrării într-un grup, dacă noile metode asigură furnizarea unor informaţii mai fidele;
• fuziuni şi divizări efectuate la valori contabile, caz în care se impune armonizarea politicilor contabile ale societăţii absorbite cu cele ale societăţii absorbante etc.

b) o decizie a unei autorităţi competente şi care se impune entităţii (modificare de reglementare). În acest caz în care modificarea nu trebuie justificată în notele explicative, ci doar menţionată în acestea, prevede ghidul MFP.
   
Schimbarea conducătorilor entităţii nu justifică modificarea politicilor contabile.

Nu se consideră modificări ale politicilor contabile:

• aplicarea unei politici contabile pentru tranzacţii, alte evenimente sau condiţii care diferă, ca fond, de cele care au avut loc anterior; 
• aplicarea unei noi politici contabile pentru tranzacţii, alte evenimente sau condiţii care nu au avut loc anterior sau care au fost nesemnificative. 

În cazul modificării unei politici contabile, entitatea trebuie să menţioneze în notele explicative natura modificării politicii contabile, precum şi motivele pentru care aplicarea noii politici contabile oferă informaţii credibile şi mai relevante, pentru ca utilizatorii să poată aprecia dacă noua politică contabilă a fost aleasă în mod adecvat, efectul modificării asupra rezultatelor raportate ale perioadei şi tendinţa reală a rezultatelor activităţii entităţii, se arată în ghidul MFP.

Evidențierea în contabilitate a efectelor modificării politicilor contabile

În funcție de perioada asupra căreia modificarea politicilor contabile produce efecte, acestea se evidențiază în contabilitate, astfel:

• efectele modificării politicilor contabile aferente exerciţiilor financiare precedente se înregistrează pe seama rezultatului reportat (contul 1173 „Rezultatul reportat provenit din modificările politicilor contabile”), dacă efectele modificării pot fi cuantificate;
• efectele modificării politicilor contabile aferente exerciţiului financiar curent se contabilizează pe seama conturilor de cheltuieli şi venituri ale perioadei.

Dacă efectul modificării politicii contabile este imposibil de stabilit pentru perioadele trecute, modificarea politicilor contabile se efectuează pentru perioadele viitoare, începând cu exerciţiul financiar curent şi exerciţiile financiare următoare celui în care s-a luat decizia modificării politicii contabile.
    
În cazul modificării politicilor contabile pentru o perioadă anterioară, entităţile trebuie să ia în considerare efectele fiscale ale acestora.

Atenție! Legea contabilității nr. 82/1990 prevede că firmele din România care nu dețin o versiune proprie a Manualului de politici și proceduri contabile pot fi sancționate cu amenzi care pot ajunge până la 4.000 de lei.