Cum îți alegi contabilul și inspectorul de resurse umane, doi oameni esențiali în afacerea ta

Articol scris de Andrei Ene, managing partner - Accountable.

În cele ce urmează vom arăta de ce contabilitatea și administrarea personalului sunt atât de importante pentru o afacere și ce se poate face pentru a le trata corespunzător. Deoarece materialul se adresează în special întreprinderilor mici, pentru care este mult mai eficient să externalizeze aceste funcțiuni, materialul nostru se va concentra în mod firesc, în final, pe optimizarea deciziei de alegere a unor furnizori externi de calitate care să se ocupe de contabilitatea și administrarea personalului.

De ce nu-i bine să neglijăm contabilitatea și administrarea personalului

1. Nu poți conduce ceea ce nu poți măsura. Contabilitatea ne arată negru pe alb cum merge afacerea. Pe baza unor înregistrări contabile corecte, care reflectă realitatea, se pot lua cele mai bune decizii. Sigur, pentru mulți întreprinzători debutanți, banii personali se confundă cu banii afacerii și acești întreprinzători vor spune că e greu să țină o contabilitate reală. Sfatul nostru pentru ei este să facă eforturi pentru a separa cât mai repede banii personali de cei ai firmei - numai așa vor înțelege cu adevărat ce se întâmplă în activitatea lor și ce au de făcut.

2. Balanța contabilă deschide ușa băncilor, a furnizorilor și a clienților. Nimic nu este mai valoros în discuția de obținere a unei finanțări decât o balanță contabilă cu cifre clare, care se corelează și din care rezultă o imagine reală a activității firmei. Atunci când se solicită un termen de plată mai relaxat din partea unui furnizor, tot balanța contabilă poate face diferența. Clienții și furnizorii vor aprecia întotdeauna când se pot puncta rapid cu afacerea ta pe soldurile restante.

3. Angajații buni sunt atrași de angajatorii preocupați de întocmirea corectă a documentelor. Atunci când documentele din cadrul societății, în special cele de relații de muncă, sunt complete, corecte și transparente, angajații se simt motivați să rămână pe termen lung. Simt că interesele le sunt protejate și că există perspective de dezvoltare și pentru ei, nu doar pentru patronat.

4. Mai mult timp disponibil pentru a crea profit. Atunci când contabilitatea și administrarea personalului nu sunt ținute profesionist, întreprinzătorul va fi deseori solicitat să clarifice probleme în relațiile cu clienții, furnizorii, angajații și autoritățile. Vor exista, de exemplu, discuții și neînțelegeri cu privire la solduri restante, vor apărea conflicte de muncă și va fi nevoie să se aloce timp pentru controalele conduse de autorități. Banala obținere a unui certificat de atestare fiscală pentru a participa la o licitație sau a prelungi o linie de credit deja aprobată se va transforma într-un coșmar, dacă se descoperă neconcordanțe între contabilitatea internă și înregistrările de la Fisc.

5. Lipsa amenzilor și a penalităților. În piața concurențială de astăzi, întreprinzătorii au nevoie de fiecare ban pentru a face față provocărilor. Nu este nimic mai trist decât să aloci bani pentru a achita amenzi și penalități pentru greșeli care puteau fi evitate foarte ușor.

6. Contabilul și inspectorul de resurse umane aduc bani afacerii. Fiecare dintre noi apelăm la sfaturile altora atunci când avem o decizie grea de luat. Dorim măcar să auzim o altă părere în afară de a noastră. În afaceri însă, aportul unui consilier bun poate chiar să aducă bani în firmă și să genereze profit. Un contabil bun este la curent cu facilitățile fiscale apărute, identifică modalităție legale de optimizare fiscală, propune reduceri de costuri și multe altele. La fel și un inspector bun de resurse umane.

7. Flexibilitatea afacerii depinde de contabil. Capacitatea afacerii de a se adapta la schimbările din piață depinde de modul cum sunt ținute evidențele contabile. Adevărații profesioniști contabili au experiență în domenii variate, activitatea lor nu este blocată dacă întreprinzătorul abordează un obiect nou de activitate. Sunt întreprinzători care încearcă multe idei de afaceri înainte de a o găsi pe cea care li se potrivește cel mai bine. În tot acest timp, ei au nevoie să aibă alături un contabil care se poate adapta rapid și-i poate consilia corespunzător.

Efecte ale neglijării contabilității și administrării personalului

Iată mai jos câteva exemple de neplăceri foarte frecvente care pot apărea atunci când importanța ținerii evidențelor contabile și administrării personalului nu este înțeleasă corespunzător. Am ales în mod special alte exemple decât amenzile și penalitățile pentru că despre acestea se vorbește foarte des și întreprinzătorii ajung să uite că, uneori, neplăcerile pot fi chiar mai mari decât o amendă. Suma de bani care se poate pierde prin ratarea unei oportunități este uneori mai mare decât cuantumul unei amenzi.

• Imposibilitatea schimbării sediului social sau profesional al unei afaceri
• Imposibilitatea obținerii unui certificat de atestare fiscală necesar participării la o licitație
• Conflictul în justiție cu un angajat pentru întocmirea incorectă sau incompletă a documentelor de relații de muncă
• Conflictul și pierderea unui furnizor sau client din cauza neclarității soldurilor restante
• Acumularea în necunoștință de cauză de dobânzi și penalități de întârziere
• Ratarea trecerii de la impozitul pe profit la impozitul pe venitul microîntreprinderilor sau invers
• Ratarea valorificării unei facilități fiscale, cum ar fi scutirea de impozitul pe venit pentru programatori sau cercetători
• Fluctuația de personal și nemulțumirile în cadrul colectivului de angajați

Criterii de alegere a furnizorilor

Pentru a putea distinge între mai multe oferte pe care le avem din partea unor furnizori de servicii de contabilitate și administrare de personal, este necesar să definim criteriile de comparație. Iată mai jos criteriile pe care le considerăm importante.

1. Raportare periodică din partea furnizorului. Este important ca furnizorii de servicii să comunice cât mai des (lunar, de preferat) cele mai importante date care rezultă în urma procesării documentelor primare. În acest fel, întreprinzătorul poate da feedback și regla neclaritățile pe care le identifică. Prestatorii se tem să raporteze permanent clientului, deoarece acesta poate aduce modificări și solicita corecții, însă acest tip de gândire este foarte dăunător, deoarece la aceste corecții se va ajunge inevitabil, la un moment dat, numai că vor fi din ce în ce mai greu de rectificat odată cu trecerea timpului.

2. Disponibilitate din partea furnizorului. Un furnizor de servicii care nu răspunde la telefon sau nu are o locație fizică unde poate fi vizitat este mai degrabă un sabotor al afacerii decât un ajutor. Sunt importanți, de asemenea, timpii de răspuns la solicitări.

3. Abilități de comunicare. Întreprinzătorii se pricep la obiectul lor de activitate, nu au limbajul unui contabil sau specialist în resurse umane. De aceeea, este important, pentru o bună comunicare, să se aleagă un furnizor care poate explica situațiile din contabilitate pe înțelesul clientului, altfel încât acesta să poată lua decizii și exercita prerogativele de conducere a afacerii.

4. Tarifare personalizată în funcție de volum și complexitate a lucrărilor. Pentru o relație de termen lung, previzibilă, este important să se definească de la început care sunt parametrii în funcție de care va varia tariful de prestări servicii. Odată agreate aceste lucruri, vor exista șanse minime de conflict între părți din acest punct de vedere.

5. Expertiză și afiliere la organisme profesionale. Este bine să se culeagă cât mai multe informații care demonstrează capacitatea profesională și nivelul de expertiză al furnizorului de servicii. Referințele din partea unor clienți existenți sunt cele mai valoroase. Premiile și aparițiile în presă ajută, de asemenea, pentru a face diferența între furnizori. În ceea ce privește contabilul, verificarea calității de membru al Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați este un punct de pornire cu privire la afilieri, dar mai pot exista și alte organisme la care acesta poate fi afiliat.

6. Experiența în domeniu. Aceasta poate fi demonstrată prin numărul de ani de existență și practică, dar și prin numărul și numele clienților deja existenți în portofoliul furnizorului.

7. Disponibilitatea furnizorului de a oficializa relația prin semnarea unui contract de prestări servicii și fiscalizarea veniturilor obținute din prestarea serviciului. Contractul trebuie să conțină drepturile și obligațiile fiecărei părți, enumerate în mod echilibrat, precum și modul de soluționare a conflictelor.

Concluzii

De multe ori, întreprinzătorii aleg furnizorii de servicii în baza unui singur criteriu, în funcție de preț. Acest lucru se întâmplă tocmai pentru că nu dau importanță calității serviciilor, văd contabilitatea și administrarea personalului ca fiind doar niște obligații legale care nu aduc nici un beneficiu.

Realitatea este că tocmai acești întreprinzători vor ajunge să plătească cel mai mult pentru aceste două funcțiuni ale firmei, fie sub formă de onorarii mai mari pentru corectarea unor erori majore, fie sub formă de amenzi și penalități pentru erori care nu se mai pot îndrepta în timp util. De aceea, prețul nu a fost inclus de către noi între cele șapte criterii mai sus enumerate. La final, după ce se identifică măcar doi furnizori care pot îndeplini criteriile de mai sus, considerăm că se poate face diferența între ofertele lor pe baza onorariilor propuse.

Util de știut: Accountable și AvocatNet.ro pun la dispoziția întreprinzătorilor un serviciu dedicat în mod special celor aflați la început de drum, care au nevoie de suport și consultanță. Prin acest serviciu puteți beneficia de ÎNFIINȚAREA FIRMEI GRATUIT dacă alegeți să semnați un contract de prestări servicii cu Accountable. Pentru cei interesați, studierea detaliiilor și solicitările se pot face aici.