Analiza unor practici abuzive ale angajatorilor: solicitarea unor sume pentru eliberarea unor documente esențiale angajaților

• Angajatorii sunt obligați legal să elibereze gratuit toate documentele care atestă activitatea salariaților, conform art. 34 alin. (5) din Codul muncii, fără excepții sau interpretări alternative.
• Legislația pensiilor (Legea 360/2023) confirmă obligația angajatorilor de a elibera adeverințele necesare pentru calculul pensiei, fiind documente esențiale pentru dovedirea vechimii și veniturilor.
• Accesul la documentele profesionale este un drept fundamental al angajaților, susținut de legislația națională, Constituție și standardele internaționale privind drepturile omului și protecția muncii.
• Solicitarea de taxe pentru eliberarea adeverințelor necesare pensionării reprezintă o practică abuzivă a angajatorilor, contravine legii și încalcă drepturile fundamentale ale foștilor angajați.

Totuși, cât de legală este o astfel de pretenție? Vom naviga prin prevederile legislative relevante, vom analiza argumentele invocate de angajatori și, cel mai important, vom oferi soluții concrete pentru cei aflați într-o astfel de situație. 

Scopul nostru este să promovăm echilibrul și buna-credință în relațiile de muncă, chiar și după încetarea acestora, arătând că respectarea legii este, în cele din urmă, în beneficiul tuturor.

La baza oricărei relații de muncă, dar și după încetarea ei, stau principii solide, consacrate atât în legislația națională, cât și în cea internațională. Unul dintre ele este dreptul fundamental al salariatului de a accesa informațiile referitoare la propria sa activitate profesională, un drept care, în contextul obținerii adeverințelor necesare pensiei, devine esențial, fiind și gratuit.

Codul muncii este piatra de temelie a drepturilor, iar primul pilon legal, cel mai la îndemână și, totuși, adesea ignorat de unii angajatori (care își continuă activitatea), este art. 34 alin. (5). 

Această prevedere este cât se poate de clară și imperativă: „Angajatorul este obligat să elibereze, la cerere, toate documentele care atestă activitatea desfășurată de salariat, fără a percepe niciun fel de taxe”. 

Nu există excepții, nu există interpretări alternative, obligația fiind explicită, menită să asigure accesul neîngrădit la informațiile de interes vital pentru salariat.

• Legea pensiilor este confirmare esențială

Este important de notat că legislația în domeniul pensiilor a evoluat. Dacă anterior ne raportam la Legea 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, începând cu 1 septembrie 2024, aceasta a fost abrogată și înlocuită de Legea 360/2023 privind sistemul public de pensii.

Cu toate acestea, principiul fundamental al obligației angajatorului de a elibera documente necesare pensiei rămâne neschimbat.

Noua reglementare, prin art. 139 alin. (2) din Legea 360/2023, continuă să instituie obligația angajatorilor de a elibera adeverințe pentru dovedirea activității, a veniturilor și a altor elemente necesare stabilirii sau recalculării pensiei. 

De exemplu, Norma de aplicare din 2024 a Legii 360/2023, la Art. 113 alin. (3), specifică faptul că dovedirea venitului total lunar brut sau net se face prin adeverință întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 6 la lege. Acest lucru reconfirmă, fără echivoc, că angajatorii au în continuare responsabilitatea de a furniza aceste documente, esențiale pentru calculul drepturilor de pensie.

• Drepturile omului și standardele internaționale

Dincolo de legislația specifică, accesul la astfel de documente trebuie privit ca o componentă a drepturilor fundamentale ale omului. Declarația Universală a Drepturilor Omului, la art. 23, consfințește dreptul fiecărei persoane la muncă și la o retribuție echitabilă, iar în subsidiar, dreptul de a-și vedea recunoscută și documentată activitatea. 

La nivel național, Constituția României, la art. 41 (Dreptul la muncă și protecția socială a muncii), protejează aceste aspecte, principii similare fiind promovate atât prin Convențiile Organizației Internaționale a Muncii (OIM), cât și prin Directivele Europene în sfera relațiilor de muncă, care accentuează transparența și dreptul lucrătorilor la informații relevante privind propria activitate și parcurs profesional. 

Toate aceste instrumente juridice converg către ideea că accesul la propriile date profesionale este un drept fundamental, nu o „marfă” sau un serviciu care poate fi taxat suplimentar.

În fața unei cereri de plată pentru adeverințe, mulți foști angajați se simt descumpăniți, mai ales când angajatorul invocă diverse „temeiuri” juridice sau administrative. Este esențial să înțelegem că aceste argumente sunt, de cele mai multe ori, simple pretexte, fără acoperire în legislația fundamentală care guvernează relațiile de muncă.

• Mitul „Ordinului CNPP nr. 299/2023” și alte tarife fantomă

Este important să înțelegem că Ordinul CNPP nr. 299/2023 reglementează relațiile dintre „Operatorii economici autorizați de Arhivele Naționale pentru prestarea serviciilor arhivistice” și solicitanți în anumite contexte, cum ar fi, spre exemplu, eliberarea unor extrase de informații sau efectuarea unor verificări, nu relația directă și expresă dintre un angajator privat (sau chiar public) activ și un fost angajat. 

Acest ordin nu reglementează și nu justifică perceperea de taxe de către un angajator care își desfășoară încă activitatea pentru eliberarea adeverințelor necesare foștilor săi salariați.

Mai mult, principiul fundamental al ierarhiei actelor normative este limpede: un ordin administrativ nu poate, sub nicio formă, să abroge, să modifice sau să deroge de la prevederile unei legi, așa cum sunt Codul Muncii sau Legea Pensiilor. 

Orice pretenție bazată pe un astfel de ordin pentru a justifica perceperea unei taxe de la salariat sau fost salariat este, prin urmare, nelegală și contravine spiritului și literei legii.

• Pretextul „costurilor administrative”, „arhivarului” sau „timpului alocat”

Un alt argument des întâlnit este cel legat de presupusele „costuri administrative” implicate de căutarea și eliberarea documentelor din arhivă, sau chiar de necesitatea angajării unui „arhivar” special pentru această operațiune. Se mai invocă și timpul prețios alocat de personalul angajatorului pentru această sarcină.

Acestea sunt, din nou, doar pretexte. Obligația de a păstra în bune condiții arhivele și documentele referitoare la activitatea salariaților este o responsabilitate legală inerentă a oricărui angajator, prevăzută de o multitudine de acte normative (legea contabilității, arhivării, protecției datelor cu caracter personal etc.). 

Costurile asociate cu gestionarea arhivei și cu eliberarea documentelor solicitate legal fac parte din cheltuielile curente de funcționare ale oricărei entități economice. Ele nu pot fi, sub nicio formă, transferate fostului angajat sub forma unei taxe suplimentare pentru un drept care îi este garantat de lege. 

Așa cum angajatorii nu taxează eliberarea unei adeverințe de salariu lunare sau a unei fișe de post, nu pot taxa nici adeverințele de vechime sau sporuri.

În esență, perceperea unei astfel de taxe contravine nu doar literei legii, ci și principiului bunei-credințe, fundamental în orice raport juridic. O relație de muncă se bazează pe drepturi și obligații reciproce, iar încercarea de a obține un beneficiu financiar necuvenit de la un fost angajat, pentru îndeplinirea unei obligații legale, este o practică abuzivă ce subminează încrederea și respectul.

Ce e de făcut? Pași concreți pentru a vă apăra drepturile

Conștientizarea drepturilor este primul pas, însă un refuz sau o pretenție nelegală din partea angajatorului impune acțiuni concrete. Din fericire, legislația și instituțiile statului pun la dispoziție instrumente eficiente pentru a forța respectarea legii.

Primul și cel mai important pas este să formulați solicitarea adeverinței în scris. O cerere verbală este ușor de ignorat sau de negat ulterior. Asigurați-vă că documentul este formal și conține:

• datele de identificare ale solicitantului și ale angajatorului;
• scopul solicitării (ex: „pentru depunerea dosarului de pensie”);
• tipul de adeverință solicitat (ex: adeverință de vechime, adeverință de sporuri etc.), cu menționarea perioadei la care se referă;
• referințe legale explicite:  Este important să invocați expres prevederile legale care susțin gratuitatea și obligativitatea eliberării documentului: art. 34 alin. (5) din Codul Muncii și art. 139 alin. (2) din Legea 360/2023 privind sistemul public de pensii. Acest lucru demonstrează că vă cunoașteți drepturile și că acționați în conformitate cu legea.
• modalitatea de trimitere: Trimiteți cererea prin mijloace care pot dovedi primirea, cum ar fi un e-mail cu confirmare de citire, scrisoare recomandată cu confirmare de primire, sau depunere directă la sediul angajatorului, cu înregistrarea și obținerea unui număr de înregistrare (și a unei ștampile, dacă există) pe o copie a cererii dumneavoastră.

În cazul în care angajatorul refuză eliberarea adeverinței sau condiționează eliberarea acesteia de o plată, solicitați-i să vă ofere un răspuns scris, în care să motiveze refuzul sau pretenția financiară. Acest document, chiar dacă este nelegal, va constitui o probă esențială în etapele ulterioare. 

Un răspuns scris, oricât de nefondat, este o dovadă concretă a poziției angajatorului.

Dacă angajatorul persistă în refuz sau condiționare, este momentul să apelați la instituțiile statului, menite să asigure respectarea legii:

• Inspecția Muncii: Aceasta este prima și cea mai directă autoritate căreia trebuie să vă adresați. Inspecția Muncii are competențe clare în verificarea respectării legislației muncii. Pe baza sesizării dumneavoastră, poate efectua un control la angajator, poate constata încălcarea legii, aplica sancțiuni (amenzi) și, cel mai important, poate dispune obligarea angajatorului la eliberarea documentelor solicitate. Sesizarea se poate face online, prin poștă sau direct la sediul Inspectoratului Teritorial de Muncă (ITM) din județul în care angajatorul își are sediul.
  
  
• Autoritatea Națională pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): Deși pare mai puțin evident, această instituție poate fi relevantă dacă angajatorul invocă obstacole legate de „accesul la date personale” sau condiționează acest acces de o plată. Datele din adeverințele de vechime sunt date cu caracter personal, iar prelucrarea lor (inclusiv eliberarea) trebuie să respecte principiile GDPR. O condiționare financiară sau un refuz nejustificat pot constitui o încălcare a dreptului la acces la propriile date.
  
  
• Instanța de judecată: Ca ultimă soluție, dacă celelalte căi administrative eșuează, puteți acționa angajatorul în judecată. Procesul se va desfășura la secția specializată în litigii de muncă a tribunalului și are ca scop obligarea angajatorului la eliberarea adeverințelor. În plus, dacă ați suferit un prejudiciu real din cauza întârzierii (ex: întârzierea stabilirii pensiei), puteți solicita și obligarea angajatorului la plata de daune-interese. Procedura este scutită de taxă judiciară de timbru pentru litigii de muncă.

Nu amânați acțiunea! Cu cât interveniți mai repede, cu atât este mai probabil să rezolvați situația înainte ca aceasta să cauzeze prejudicii semnificative, cum ar fi întârzieri mari în obținerea pensiei. Documentați fiecare pas, păstrați copii ale corespondenței și ale dovezilor de trimitere/primire.

Echilibrul și respectul, fundamentele relațiilor de muncă

În lumina celor menționate anterior, devine limpede că eliberarea adeverințelor de vechime în muncă și a celor de sporuri salariale nu este un moft sau un serviciu contra cost, ci o obligație legală expresă și gratuită a oricărui angajator, indiferent dacă relația de muncă a încetat sau nu. 

Această obligație este ferm ancorată în Codul muncii și în Legea pensiilor, fiind totodată susținută de principii fundamentale ale drepturilor omului și ale standardelor internaționale privind condițiile de muncă. 

Argumentele care invocă costuri administrative sau ordine administrative nu au niciun fundament juridic solid și, adesea, maschează o practică abuzivă.

Promovăm constant ideea că relațiile de muncă, inclusiv după încetarea raportului juridic de muncă, trebuie să se bazeze pe echilibru și bună-credință. Un angajator responsabil înțelege că respectarea legii și a drepturilor foștilor salariați nu este doar o chestiune de conformitate, ci și o dovadă de profesionalism și etică. 

Pe de altă parte, angajații și foștii angajați au responsabilitatea de a-și cunoaște și de a-și revendica drepturile prin mijloacele legale, contribuind astfel la un mediu de muncă mai corect și mai transparent.

Fie că este vorba de o sesizare la Inspecția Muncii, de un demers la ANSPDCP sau, ca ultimă soluție, de un litigiu în instanță, soluțiile legale există și sunt la îndemână. 

Prin fiecare caz rezolvat favorabil, nu doar că vă recuperați un drept, ci contribuiți la descurajarea practicilor abuzive și la consolidarea respectului față de lege în relațiile de muncă din România. 

Să ne apărăm drepturile înseamnă să construim o societate mai justă și mai previzibilă pentru toți.