(P) Administrarea arhivei - riscuri si solutii

Sunt numeroase cazuri in care arhivele societatilor au fost partial/integral compromise ca urmare a unor evenimente neprevazute ce puteau fi evitate cu usurinta prin implementarea unui sistem solid de management al documentelor. Ce companii au nevoie de o astfel de solutie? Toate, iar motivele sunt lesne de inteles. Indiferent daca depozitati arhiva in subsolul cladirii sau in birouri, in pod sau in garaj, in spatii proprii sau inchiriate la un moment dat veti intampina dificultati in: regasirea documentelor, in controlul accesului in arhiva, in privinta cresterii costurilor si privind deterioarea documentelor dumneavoastra.

Majoritatea angajatilor petrec zilnic minim 30 minute in arhiva pentru regasirea unui document sau pentru organizarea acestora. Chiar daca activitatile acestea sunt operate cu ajutorul unui angajat, timpul irosit se cuantifica in bani pe care dvs. ii pierdeti prin simplul fapt ca acestia nu deruleaza activitatile pentru care i-ati angajat.

In prezent se tinde catre colaborarea cu oameni specializati, indiferent de domeniul de activitate, de cele mai multe ori apelandu-se la externalizarea serviciilor pentru departamente precum:  resurse umane, contabilitate, juridic, etc.

Arhiva, un segment de multe ori neglijat, necesita mai multa atentie si mai multa prudenta prin prisma riscurilor aduse de un management deficitar.
Pornind de la riscurile enuntate anterior si de la interesul de a lucra cu specialisti, legislatia a ajutat la crearea unor firme de arhivare care sa respecte normele in vigoare si care sa vina in intampinarea creatorilor de documente preluand in custodie arhiva fizica, impreuna cu toate riscurile si responsabilitatile atrase.

O firma de arhivare competenta trebuie sa respecte o serie de conditii obligatorii:

• Sa fie autorizata de Arhivele Nationale si PSI si sa asigure un spatiu special creat pentru depozitarea si conservarea documentelor dvs;
• Sa lucreze doar cu specialisti in arhivistica;
• Sa utilizeze tehnologie avansata in domeniu pentru a reduce semnificativ costurile companiei dvs. pe termen lung;
• Sa dispuna de polite de asigurare care sa va acopere interesele.

Exista o serie de etape esentiale in organizarea corecta a arhivei:

• Impachetarea dosarelor existente in cutii de arhivare special create pentru pastrarea arhivei pe termen lung;
• Realizarea unui raport de continut succinct si relevant in format electronic pentru a usura accesarea ulterioara a documentelor;
• Transportul in siguranta si depozitarea cutiilor cu arhiva la depozitul special amenajat si dotat cu: sprinklere, rafturi metalice, control temperatura si umiditate, senzori de fum si foc, etc.

La fel de importanta precum etapele de organizare este si rapiditatea in accesarea arhivei, iar in acest sens colaboratorul trebuie sa asigure un proces operational complex.

Indiferent ca administrati o arhiva alcatuita din cateva dosare sau din sute de mii de cutii, accesarea unui serviciu extern este solutia cea mai eficienta, atat din punct de vedere al rezultatelor, cat si al costurilor. 

Articol scris de Georgiana Bleotu, Madalina Jigmond, Key Account Managers (Telefon: 0213203835, Email: sales@archivit.ro)