UPDATE: Asociațiile nu au voie să le ceară locatarilor copii de buletin și ale altor documente pentru cartea de imobil

„În ceea ce privește înscrierea persoanelor în cartea de imobil, art. 94 din Norme prevede că aceasta se face în baza actului de identitate, iar pentru copiii sub 14 ani, în baza certificatului de naştere. Pentru înscrierea persoanelor în cartea de imobil nu pot fi solicitate fotocopii ale actelor de identitate, certificatelor de stare civilă sau titlurilor de proprietate, normele stabilind că acestea pot fi doar verificate vizual pentru conformitate”, subliniază ANSPDCP în recentul ghid (notă: e vorba de  Normele metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români). 

Încă din 2019, ANSPDCP a tras de mânecă asociațiile de proprietari, în urma unor controale pentru că încălcau normele de protecția datelor, iar una dintre problemele găsite recurent este obiceiul responsabililor din asociație de a cere locatarilor copii după diverse documente, în special după cele de identitate, în scopul completării cărții de imobil.

GDPR-ul impune tuturor celor ce prelucrează date să respecte câteva principii de bază, printre care:

• datele trebuie să fie prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;
• datele prelucrate sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate (reducerea la minimum a datelor).

Cele două principii trebuie avute în vedere și de asociațiile de proprietari. Astfel că a le solicita celor care locuiesc în bloc anumite copii după documente și diverse informații (profesia, de exemplu, care în mod definitiv poate fi considerată chiar irelevantă într-un atare context) poate fi considerat excesiv pe legislația de protecția datelor.

În altă ordine de idei, a cere copii după un act de identitate înseamnă a prelucra datele din acel document, ceea ce, conform Legii nr. 190/2018, atrage în multe cazuri obligația de a numi un responsabil cu protecția datelor - or, asociația de proprietari s-ar putea să nu-și dorească acest lucru.