Detașezi în străinătate? De ce aspecte fiscale și practice trebuie să ții cont

Claudia Sofianu, Partener, EY România

Aspecte generale despre mobilitatea salariaților

• 75% dintre companii nu au o perspectivă corectă asupra riscurilor la care se expun ca urmare a lipsei de conformare cu legislaţia fiscală, imigraţionistă şi de asigurări sociale. 
• 70% dintre companii nu au un sistem de monitorizare a angajaţilor proprii - oamenii sunt detașați, dar nu avem politicile necesare care să reglementeze astfel de transferuri.
• 64% dintre companii au primit sancţiuni pentru că nu au respectat legislaţia în domeniu.
• 30% observă o creştere a globalizării - creştere constantă, datorată nevoii de forţă de muncă. În acest context este important de cunoscut şi costurile aferente forţei de muncă, importarea forţei de muncă fiind o soluţie pentru mulţi angajatori.

Cum sunt afectate companiile de mobilitatea forţei de muncă

• În general, problemele de mobilitate nu pot fi gestionate doar de un anumit departament din cadrul companiei. Pentru o bună funcționare, responsabilitatea trebuie împărțită între departamente, fiind nevoie de o aliniere între toate acestea pentru a obține rezultate satisfăcătoare.
• Politicile și procedurile de mobilitate a forţei de muncă trebuie gândite şi planificate cu grijă.

Inga Țîgai, Senior Manager, EY România

Aspecte fiscale și practice referitoare la detașările în și din România

• Deplasările de afaceri și cazurile de mobilitate pe termen lung creează provocări și probleme pentru multe organizații din toată lumea. Astfel, este evident că acest subiect nu este relevant doar pentru specialiștii de Mobilitate Globală, ci și pentru celelalte departamente implicate.
• Una dintre primele formalități în cazul unui detașat UE este notificarea ce trebuie transmisă inspectoratului teritorial de muncă de către întreprinderile care detaşează salariaţi pe teritoriul României. Termenul legal este cu minimum 5 zile anterior începerii activităţii salariaţilor detaşaţi, dar nu mai târziu de data inceperii activităţii. Atunci când intervin modificări asupra aspectelor notificate (de ex. durata detașării), notificarea trebuie retransmisă în termen de 5 zile de la data producerii acestora.
• Recomandăm angajatorilor Români să se intereseze dacă au o obligație similară de notificare atunci când detaşează salariaţi pe teritoriul altor state membre, deoarece sunt cel puțin 10 state în care există o asemenea obligație (de ex. Slovacia).
• Constatăm probleme la declarare de multe ori legate de calculul incorect al bazei de impozitare pentru cetățenii străini care au obligații fiscale în România. De exemplu: detașat german pentru care se ignoră de la impozitare întreaga indemnizație de detașare și nu se respectă plafonul de 35 de euro pe zi, conform Codului fiscal. Alteori, beneficiile acordate familiei nu sunt transmise de departamentul financiar şi nu sunt incluse nici ele în baza de impozitare (de ex. școala copiilor, mașina soției). Întreg pachetul salarial trebuie reanalizat prin prisma reglementărilor fiscale din România. Procesul poate părea anevoios, dacă ne gândim că sunt mai multe surse de informații, iar obligaţia fiscală are termen data de 25 a lunii următoare.
• Pentru persoanele nerezidente, ne uităm la impozitarea veniturilor ca urmare a activităților desfăşurate în România. Pentru cele rezidente, ne uităm la venitul global.
• De multe ori, persoane aflate în deplasări de afaceri, care, în fapt, sunt transferuri pe termen scurt, călătoresc fără obţinerea certificatul A1, care e obligatoriu atât în sensul plecării din România, dar şi în sens invers. De multe ori angajatorii ignoră faptul ca expun angajații la riscuri fiscale sau de imigrare.
• Autorităţile fiscale au început să ţină pasul, există schimburi de informații la nivelul UE, ni s-a întâmplat să ca autoritățile să solicite informaţii suplimentare despre veniturile personale ale detașaților, ca urmare a solicitărilor venite din partea autorităților fiscale străine. E un risc practic, trebuie să fii pregătit pentru asemenea situaţii, mai ales din perspectiva clarificării rezidenței fiscale.
• De ce sunt importante persoanele transferate pe perioade scurte de timp? (aşa-numiţii STBTs - „short term business travelers”). Când intervin obligațiile fiscale? Există refacturări de costuri? Ce acte trebuie întocmite? Calendar de deplasare? Rapoarte către departamentele implicate? Clarificarea acestor aspecte ține de sinergia dintre departamentul de resurse umane, juridic și financiar, cât și de responsabilii din business.
• În absența unei scrisori de detașare, pentru STBTs din UE, se poate utiliza o scrisoare de confirmare din partea angajatorului străin.
• Nu în ultimul rând, este importantă planificarea, stabilirea prețurilor și implementarea tranzacțiilor intra-grup, inclusiv cele legate de mobilitatea angajaților din punct de vedere a prețurilor de transfer.

Nicoleta Gheorghe, Avocat, Radu şi Asociaţii SPRL | EY Law

Evoluţia detaşărilor în UE în ultimii ani

• Piaţa muncii este din ce în ce mai dinamică, mobilitatea lucrătorilor a crescut în ultimii ani. Asta pentru că angajații au devenit mult mai flexibili, fiind dispuși să schimbe locul de muncă dintr-o ţară în alta mult mai usor.
• În intervalul 2011-2014, numărul angajaţilor detaşaţi în UE a crescut semnificativ, respectiv cu 44,4% faţă de perioada 2009-2010.
• Aproximativ 50.000 de lucrători români au fost detaşati în UE în 2015.
• În 2015, conform statisticilor Comisiei Europene, principalele state care primesc aproximativ 50% dintre lucrătorii detaşaţi în UE sunt Germania, Franţa şi Belgia. La polul opus, principalele ţări care detașează un număr semnificativ de lucrători în UE sunt Polonia, Germania şi Franţa.
• Comparativ cu alte state membre UE, România exportă un volum mai redus de forță de muncă, în 2014 numărul salariaților detașați situându-se în jurul a 57.000, conform numărului de certificate A1 emise în scopul detașării. Cu siguranţă însă, numărul românilor care sunt detașați în UE în scop lucrativ este mult mai mare.

Probleme întâlnite în practică și posibile soluții

• Atunci când vorbim de o detaşare, aceasta are esențialmente un caracter temporar, lucrătorul detașat având o așteptare rezonabilă că, la întoarcerea în România, va putea ocupa în continuare locul de muncă pe care a fost angajat. În practică, am întâlnit și cazuri de detașare care au depășit cu mult caracterul unei activități temporare (de ex. 10 ani).
• În cazul detașărilor UE, prevederile din Codul Muncii care reglementează detașarea nu își mai găsesc aplicabilitatea. Excepție fac acele prevederi care reglementează necesitatea întocmirii unui act adițional în cazul în care munca se desfășoară în străinătate.
• Contractul individual de muncă cu angajatorul din ţara de origine va rămâne activ pe durata detașării. Activitatea de zi cu zi va fi coordonată de angajatorul din ţara-gazdă, însă acesta nu va putea aplica  sancţiuni disciplinare și nici nu va putea decide încetarea raportului de muncă, atribute care vor rămâne exclusiv în sarcina angajatorului din țara de origine.
• O altă problemă întâlnită în practică este înregistrarea în Revisal (Registrul general de evidență a salariaților - n. red.) a operațiunilor de detașare UE. Deşi aplicația a fost modificată, detașarea în UE nu poate fi înregistrată în mod corespunzător (de ex. apăsarea butonului de detașare determină în mod automat suspendarea contractului de muncă). Așadar, este necesară modificarea aplicației pentru a corespunde cerințelor și realităților din practică.
• Pe durata detașării UE, salariatului detașat îi vor fi aplicabile anumite prevederi legale din statul gazdă, precum: salariul minim, timpul de muncă, timpul de odihnă, plata orelor suplimentare, regulile privind sanatatea si securitatea in munca, nediscriminarea etc.
• În cazul în care legea română e mai favorabilă salariatului detașat, acestuia i se va aplica legea română cu privire la acel aspect. Spre exemplu, în   legea Germană nu este reglementată o indemnizaţie pentru plata orelor suplimentare. Astfel, dacă avem o situaţie în care relaţia de muncă nu va fi guvernată de niciun contract colectiv de muncă, atunci indemnizaţia pentru orele suplimentare va fi acordată conform legislaţiei române.

Modificarea legislației - propuneri

• O primă modificare avută în vedere, în contextul detașărilor UE ar fi transpunerea Directivei 67/2014. Există deja, în acest sens, un proiect de lege care se află în prezent la Camera Deputaților. Noua lege va înlocui Legea nr. 344/2006 privind detașarea în cadrul prestării de servicii transnaționale împreună cu normele de punere în aplicare. Fiind vorba de un document în fază de proiect, acesta va putea suferi modificări.
• Se doreşte îmbunătăţirea cooperării între autoritățile competente, combaterea falsei detaşări şi eludării legislaţiei aplicabile. Trebuie stabilite măsuri mai bune de control, elemente de verificare ce trebuie puse la dispoziţia autorităţilor ș.a.m.d.
• Există, la ora actuală, o lipsă de informaţii între statele membre ale UE, iar standardele de informare trebuie îmbunătăţite. Conform informațiilor furnizate de reprezentanții Inspecției Muncii, în prezent procedura de recuperare a sumelor reprezentând amenzi aplicate unor entităţi din alte state membre este dificilă și greu de pus în aplicare.
• Referitor la depistarea cazurilor de falsă detaşare, se vor stabili prin lege şi prin normele de punere în aplicare anumite criterii de evaluare a elementelor faptice care vor fi avute în vedere de autoritățile cu atribuții de control în determinarea situațiilor de încălcare a normelor de drept.
• Se urmăreşte sancţionarea sau reducerea situaţiilor în care, pe teritoriul României, sunt înființate societăți care nu desfășoară activitate economică pe teritoriul țării noastre și care recrutează personal doar în scop de detașare. În prezent sunt frecvente situaţiile în care o persoană este angajată azi, mâine este detaşată, iar la întoarcerea în țară nu va putea ocupa poziția pentru care a fost angajată întrucât societatea nu desfășoară pe teritoriul României o activitate generatoare de venituri. 
• Prin noul proiect, este stabilit conţinutul minim al dosarului de detaşare care va trebui păstrat de agenții economici români, în cazul detașărilor pe teritoriul României, precum și criteriile folosite pentru a stabili dacă prevederile legale din România sunt respectate.
• Conform noului proiect de lege privind detașarea salariaților în cadrul prestării de servicii transnaționale, angajatorul va trebui să păstreze dosarul de detaşare pentru o perioadă de trei ani de la data încetării detaşării.